Palkka ja laskutus

Vuosilomalaskenta

Ohjelmassa voidaan laskea työntekijöiden vuosilomakertymät ja lomapalkkavelat. 

Jos lomapalkkalaskentaa ei ole aktivoitu ohjelmaan käyttöönoton aikana, otathan yhteyttä yhteyshenkilöönne. 

Lomapalkkalaskennan asetukset

Aktivoi lomapalkkalaskenta työehtosopimukselle

1. Siirry Ylläpito-osioon Työehtosopimukset-sivulle

2. Klikkaa halutun työehtosopimuksen rivillä "Muokkaa" ja aktivoi Lomapalkan ja -rahan laskenta käytössä -valinta

3. Syötä Maksuaikataulu-kenttään lomarahan maksuaikataulu ja Laskentatapa-kenttään lomarahan laskentatapa

4. Tallenna

Tarkista työntekijän lomakerrytystapa 

1. Siirry Työntekijät-osioon Työntekijät-sivulle

2. Klikkaa työntekijän rivillä "Näytä sopimukset" -painiketta ja tarkista, että työntekijälle on lisätty oikea lomankerrytystapa. Jos lomankerrytystapa-saraketta ei näy, saat sen näkyviin Sopimukset-ikkunan oikean yläkulman "Näytä sarakkeet" -valinnan takaa. 

3. Tarvittaessa muokkaa tai lisää lomankerrytystapa Sopimukset-ikkunan "Muokkaa"-toiminnon kautta

Estä vuosilomakorvauksen muodostuminen joka palkan yhteyteen

Jos joillekin työntekijöille maksetaan vuosilomakorvausta jokaisen palkanmaksun yhteydessä, vuosilomakorvauksen muodostuminen tulee estää sellaisilta työntekijöiltä, joille kertyy lomapäiviä.

1. Siirry Ylläpito-osioon Palkkahinnat-sivulle

2. Klikkaa "Luo uusi"

3. Valitse Hinnoittelukohde/palkkalaji -kenttään Vuosilomakorvaus (5021), Hinta-kenttään 0, Yliajava palkkastatus -kenttään Estä palkka ja Kohdistus-välilehdellä Työntekijä-kenttään työntekijä, jonka osalta vuosilomakorvauksen muodostuminen halutaan estää.

4. Tallenna

Lisää työntekijän aiempi lomakertymä

Ohjelmaan voi lisätä työntekijän saldoihin lomapäivät ja laskennalliseen toteumaan lomapalkkavelat ennen ohjelman käyttöönottoa muodostuneesta kertymästä.

Lisää työntekijälle lomapäiviä lomasaldoon

1. Mene Työntekijät-osioon Työntekijät-sivulle

2. Klikkaa työntekijän rivillä "Työaikasaldot" -painiketta

3. Klikkaa "Luo uusi"

4. Valitse laskentakohteeksi 'Vuosilomat (kpl)', valitse työntekijä, syötä arvopäivä, määrä ja mahdollinen selite

5. Tallenna

Lisää työntekijän laskennallista toteumaa

1. Siirry Työntekijät-osioon Työntekijöiden laskennallinen toteuma -sivulle

2. Klikkaa "Luo uusi"

3. Valitse työntekijä, haluttu palkkalaji, palkkasumma ja arvopäivämäärä

4. Tallenna

Tarkista vuosilomalaskennassa huomioitavat palkattomat tapahtumatyypit

Tapahtumatyypeille, jotka katsotaan vuosilomalaskennassa työssäolon veroiseksi ajaksi, mutta joista ei makseta työntekijälle palkkaa, tulee määrittää laskennallinen palkkalaji. Tällaisia tapahtumatyyppejä voivat olla esimerkiksi vanhempainvapaa, lomautus tai opintovapaa.

1. Siirry Ylläpito-osioon Tapahtumatyypit-sivulle

2. Klikkaa tapahtumatyypin rivillä "Muokkaa" ja valitse palkkalaji Laskennallinen palkkalaji-kenttään

3. Tallenna

Vuosilomasaldojen seuranta ja manuaalinen maksatus

Vuosilomasaldojen ja -velkojen seuranta

Työntekijöiden käyttämättä olevat vuosilomapäivät näkyvät lomavuosittain eroteltuna työvuorosuunnittelukalenterin laskureissa laittamalla hiiri työntekijän nimen päälle. Tarkempi kuukausikohtainen erittely kertymistä sekä lomapalkka- ja lomarahavelka löytyvät Työntekijät-osion Vuosilomasaldot-sivulta.

Vuosilomasaldot-sivulla näkyy jokaisen työntekijän rivillä käyttämättömät lomapäivät sekä vuosilomavelka, lomarahavelka, sivukulut ja näiden summa yhteensä. Jos lomapäivien kertymää haluaa tarkastella lähemmin, kuukausikohtaisen kertymän saa näkyviin laittamalla hiiren vuosilomavelkasarakkeen edessä olevan tiedostoikonin päälle.

Työntekijälle merkityt Vuosiloma-tapahtumat vähentävät jäljellä olevaa lomasaldoa työvuorosuunnittelukalenterin laskureissa heti niiden lisäämisen jälkeen. Kun loma käsitellään toteumaan ja siirretään palkka-aineistolle, maksetut lomapalkat ja lomarahat vähentävät jäljellä olevaa vuosiloma- ja lomarahavelkaa.

Vuosiloma- ja lomarahavelkojen manuaalinen maksatus

Vuosiloma- ja lomarahavelan voi tarvittaessa lisätä manuaalisesti maksuun.

1. Siirry Työntekijät-osion Vuosilomasaldot-sivulle

2. Klikkaa työntekijän oikean lomankertymiskauden rivillä "Maksa velka" -painiketta

3. Syötä maksupäivämäärä. Velat nousevat maksuun sillä palkka-aineistolla, jolle valittu maksupäivämäärä osuu.

4. Tallenna

Palkka- ja laskutuskaudet

Ohjelmassa voi luoda palkka- ja laskutuskausia, joille valitaan alku- ja loppupäivämäärät. Palkka- tai laskutuskausi sisältää valitulle ajanjaksolle kuuluvat hyväksytyt tapahtumat sekä mahdolliset muut toteumarivit. Palkka- tai laskutuskaudesta voidaan luoda siirtotiedosto, joka voidaan ladata CSV-tiedostona ohjelmasta tai siirtää integraatiolla palkka- tai laskutusjärjestelmään. 

Prosessi tapahtumista palkka- tai laskutusaineistoksi:

1. Hyväksy tapahtumat

2. Luo palkka- ja/tai laskutuskausi

3. Käsittele kauteen kuuluvat tapahtumat 

4. Luo siirtotiedosto

5. Lataa siirtotiedosto tarvittaessa

6. Merkitse tiedosto siirretyksi 

Uuden palkka- tai laskutuskauden luominen

Palkka- tai laskutuskauteen kuuluvat tapahtumat määritellään luomalla uusi palkka- tai laskutuskausi. 

1. Siirry Palkka- ja laskutuskaudet -osioon

2. Klikkaa "Luo uusi"

3. Täytä kauden tiedot 

   • Siirtokohde, eli siirretäänkö toteumarivit palkkoihin vai laskutukseen, eli tehdäänkö palkkasiirto vai laskutussiirto.

   • Palkka- tai laskutuskauden alku- ja loppupäivämäärät. Siirtoerään otetaan mukaan kaikki näiden päivien väliin osuvat hyväksytyt tapahtumat sekä mahdolliset muut toteumarivit.

   • Sisällytä myös aikaisemmat rivit -valinnalla siirtoerään saadaan sisällytettyä myös alkupäivää aikaisemmat rivit.

4. Rajaa halutessasi siirtoerää valitsemalla alue tai työntekijän palkkatyyppi.

   • Palkkatyyppirajauksella voit tehdä erilliset siirtoerät tunti- ja kuukausipalkkaisille työntekijöille. 

   • HUOM! Jotta tämä toimii, tulee kaikkien työntekijöiden sopimustietoihin olla määritettynä palkkatyyppi.

5. Tallenna

Näin palkkaerä on luotu ja siihen on otettu mukaan palkka- tai laskutuskauden ajalta kaikki hyväksytyt tapahtumat sekä mahdolliset muut toteumarivit.  

Palkka- tai laskutuskauteen kuuluvien tapahtumien käsittely

Kun palkka- tai laskutuskausi on luotu, käsitellään siihen kuuluvat tapahtumat toteumaan, eli niistä muodostetaan varsinainen palkka- tai laskutusaineisto.

1. Etsi listasta palkka- tai laskutuskausi, johon kuuluvat tapahtumat haluat käsitellä

2. Klikkaa rivin oikeasta laidasta "Käsittele kauden tapahtumat"

Tapahtuma vs. toteuma: Tapahtuma ja toteuma ovat kaksi eri asiaa. Tapahtumalla tarkoitetaan työvuoroa tai muuta tapahtumaa, esimerkiksi poissaoloa. Kun tapahtuma käsitellään, sille muodostetaan palkka- ja/tai laskutusaineisto, eli toteuma.

Palkka- tai laskutuskauden tapahtumat voi käsitellä uudelleen, jos kaudelle on tullut uusia hyväksyttyjä tapahtumia tai toteumarivejä edellisen käsittelyn jälkeen. 

Siirtotiedoston luominen

Kun palkka- tai laskutuskauden tapahtumat on käsitelty, luodaan niistä siirtotiedosto, Palkkatiedoston avulla voidaan laittaa palkat maksuun tai siirtää tiedot palkkajärjestelmään. Laskutustiedoston avulla voidaan luoda laskut tai siirtää tiedot laskutusjärjestelmään. 

1. Etsi listasta palkka- tai laskutuskausi, johon kuuluvasta toteumasta haluat luoda siirtotiedoston

2. Klikkaa rivin oikeasta laidasta "Luo siirtotiedostot"

Siirtotiedoston lataaminen

Halutessasi voit ladata siirtotiedoston .csv-muodossa, klikkaamalla palkka- tai laskutuskausirivin oikeasta laidasta "Lataa tiedostot". CSV-tiedoston voi avata myös Excelissä. 

Tiedostojen merkitseminen siirretyiksi 

Kun tietyn palkkakauden sisältö on lähetetty eteenpäin palkkahallintoon, tai laskutuskauden sisältö viety laskutukseen, kannattaa ko. kausi merkitä siirretyksi. Näin ohjelmassa pysyy tieto siitä, mitkä kaudet ja tapahtumat on jo viety palkkoihin ja/tai laskutukseen.

1. Etsi listasta palkka- tai laskutuskausi, johon kuuluvan toteuman haluat merkitä siirretyksi.

2. Klikkaa rivin oikeasta laidasta "Merkitse tiedostot siirretyksi"

Kun tiedosto on merkitty siirretyksi, ei sen sisältöä voi enää käsitellä uudelleen eikä siitä voi luoda uutta siirtotiedostoa. Siirtotiedoston voi kuitenkin edelleen ladata CSV-tiedostona.

Siirron jälkeen toteuma-osiosta voi tarkistaa kunkin toteumarivin kohdalta, mihin palkkaerään tai laskutuserään se kuuluu.

Palkka- tai laskutuserän peruminen

Palkka- tai laksutuserän peruminen onnistuu siirtoerän riviltä löytyvällä toimintopainikkella "Peru tiedostojen siirto", sen jälkeen kun siirtoerä on merkitty siirretyksi. Toiminto palauttaa siirtoerän ja siirretyt rivit tilaan, jossa ne olivat ennen tiedostojen siirtoa.

Huom! Siirtoerän peruminen hävittää siis ohjelman päässä tiedon siitä, että kyseiset rivit on jo siirretty.

Jos siirtoerä halutaan luoda perumisen jälkeen uudelleen:

1. Siirry Toteuma-osioon "Siirtoon hyväksytyt" -välilehdelle ja "Peru siirtoonhyväksyntä" halutuilta riveiltä

2. Toteuma-osion "Siirtämättömät"-välilehdellä "Palauta" halutut rivit

3. Rivit löytyvät nyt Tapahtumat-osion "Hyväksytyt"-välilehdeltä

4. Siirry Palkka- ja laskutuskaudet -osioon ja käsittele siirtoerän tapahtumat uudelleen, luo siirtotiedosto, lataa siirtotiedosto tarvittaessa ja merkitse siirtotiedosto siirretyksi

Kuukausipalkkojen käsittely

Ohjelmassa on mahdollista tuottaa kuukausipalkkarivejä työntekijöille, joille maksetaan kuukausipalkkaa.

Kuukausipalkkaisia työntekijöitä varten tulee määrittää seuraavat tiedot:

• Työntekijän sopimustiedot: palkkatyypiksi tulee valita "Kuukausipalkka"

• Palkkahinnat-ylläpitokäyttöliittymä: kuukausipalkan määrä tulee määrittää palkkahinnoissa

  • Osa-aikaiselle palkkahinta tulee määrittää kokoaikaisen palkan mukaisesti

• Työehtosopimukset-käyttöliittymä: kuukausipalkkaisilla työntekijöillä käytössä oleville työehtosopimuksille tulee asettaa kuukausipalkkojen tulkinta päälle

• Tapahtumatyypit-käyttöliittymä: kuukausipalkkaan vaikuttaville tapahtumille tulee valita, miten tapahtumatyyppi vaikuttaa kuukausipalkkaan:

  • ei vaikutusta

  • oikaistaan kuukausipalkassa

    • tapahtumasta luodaan oikaisurivi kuukausipalkkaan

    • esim. palkallinen sairauspoissaolo, joka halutaan erotella kuukausipalkassa omaksi osuudekseen

  • vähentää kuukausipalkkaa

    • tapahtuma tulkitaan palkattomaksi poissaoloksi, joka huomioidaan kuukausipalkassa TES-sääntöjen mukaisesti

    • esim. palkaton sairauspoissaolo

Työaikapankki

Työaikapankkeja voidaan määrittää ohjelmaan työehtosopimuskohtaisesti.

Työaikapankkiin siirrettävät palkkalajit pystyy määrittämään Ylläpito-osiossa Työehtosopimukset-käyttöliittymässä:

1. Valitse haluamasi työehtosopimusrivin oikean reunan toiminnoista ensimmäinen: "Muokkaa" (ratas-ikoni)

2. Valitse alasvetovalikosta työaikapankkiin vietävät palkkalajit

3. Tallenna

4. Kun työaikapankkiin vietävät palkkalajit on määritetty voit käydä aktivoimassa työaikapankin käyttöön työntekijän sopimustiedoissa

Huom! Työaikapankin käyttäminen vaatii, että työaikapankki on käytössä kyseisen työehtosopimuksen halutuilla työaikamuodoilla. Voit tarkistaa tämän työehtosopimusrivin oikean reunan "Työaikamuodot"-valinnan takaa. 

Työaikapankin saldo näytetään suunnittelukalenterissa työntekijän nimen alla sekä työntekijän mobiilisovelluksessa. Lisäksi suunnittelukalenterin tapahtum