Keikkatyön hallinta

Owned by Hakala Tanja
Last updated: Aug 28, 2024 by Keinänen Inka (Deactivated)
12 min read

Pitkät tilaukset

Mikä on pitkä tilaus?

Pitkän tilauksen avulla voidaan hallinnoida pidempiaikaista työvuorotarvetta. Pitkälle tilaukselle tulee asettaa aloitus- ja päättymispäivä. Pitkä tilaus voi olla varaava tai ei-varaava vuororyhmä. Työntekijä voi lisätä mobiilisovelluksella työvuoroja pitkän tilauksen alle tai vuorot voi luoda valmiiksi. 

Varaava vuororyhmä 

  • Työntekijä ei pysty tekemään muita työvuoroja pitkän tilauksen aikana. Työntekijä on varattuna pitkälle tilaukselle kyseisen ajanjakson. 

Ei-Varaava vuororyhmä 

  • Työntekijä voi tehdä työvuoroja pitkän tilauksen lisäksi muissa työkohteissa.

 

Huomio! Ylläpito ja tapahtumatyypit -sivulta tulee käydä aktivoimassa Varaava ja Ei-Varaava tapahtumatyyppi.

Uuden pitkän tilauksen luominen 

  1. Valitse yläreunan toimintopalkista ''Luo uusi''. Dialogissa tähdellä(*) merkityt kentät ovat pakollisia ja kaikki pakolliset kentät löytyvät Perustiedot-osiosta

  2. Valitse haluamasi tapahtumatyyppi. Pitkässä tilauksessa tulee valita joko Varaava vuororyhmä tai Ei-Varaava vuororyhmä

  3. Valitse työkohde, jolle haluat luoda pitkän tilauksen 

  4. Valitse ammattinimike 

  5. Valitse alku- ja loppupäivämäärä. 

  6. Julkaisu-switch. Työvuorojen listanäkymässä uuden vuoron luonnissa switch on oletuksena päällä eli pitkä tilaus julkaistaan tallennuksen yhteydessä. Jos kuitenkin haluat tehdä pitkän tilauksen niin, että se ei mene vielä työntekijöille näkyviin, voit laittaa switchin pois päältä. Työvuoron status näyttää, onko vuoro julkaistu vai ei

  7. Lisäksi voit halutessasi valita Lisätiedot-osion alta Lisäksi voit halutessasi valita Lisätiedot-osion alta työntekijän, jos kyseisen pitkän tilauksen tekijä on jo selvillä, lisätä sisäisiä lisätietoja tapahtumaan liittyen tai yliajavan tuntipalkan. 

  8. Voit lisätä pitkälle tilaukselle varaus- ja ehdotussääntöjä, joilla voit säätää, kenelle työntekijälle pitkä tilaus menee varattavaksi ja/tai ehdotettavaksi. Voit lukea lisää varaus- ja ehdotussäännöistä täältä.

  9. Tallenna 

Vuorojen lisääminen pitkälle tilaukselle

Näytä alitapahtumat rivitoiminnon avulla pitkälle tilaukselle voi lisätä työvuoroja. 

  1. Luo uusi 

  2. Valitse päivämäärä ja kellonaika

  3. Lisäksi voit halutessasi valita Lisätiedot-osion alta

  • lounastauon pituuden (minuutteina)

  • lounaan alkuajan

  • lisätä sisäisiä lisätietoja tapahtumaan liittyen

    • Tapahtumaan liittyvät lisätiedot, jotka näkyvät hallintokäyttäjille ja tilaajille. Nämä tiedot eivät näy työntekijöille

  • lisätä lisätietoja työntekijälle

    • Huom! tähän kenttään lisätyt tiedot näkyvät työntekijälle mobiilisovelluksessa

    • Yliajava tuntipalkka 

Työvuorojen listanäkymä

Mikä on työvuorojen listanäkymä?

Työvuorojen listanäkymä on listamuotoinen näkymä työvuoroista. Näkymä on tarkoitettu erityisesti keikkatyön hallintaan.

Työvuorojen listanäkymän sisältö

Suodatukset

Yläreunan toimintopalkissa näkyvillä suodatuksilla voi suodattaa listanäkymässä näytettäviä työvuoroja.

Kun halutut suodatukset on valittu, klikkaa oikean reunan "Suodata"-painiketta. Suodatukset saa nollattua "Nollaa"-painikkeesta, joka tulee näkyviin, kun suodatuksia on valittuna.

Jos käytät usein tiettyjä suodatuksia, voit tallentaa ne oletukseksi. Aseta silloin ensin haluamasi suodatukset ja klikkaa sen jälkeen oikean reunan "Tallenna oletukseksi" -painiketta. Jos muutat suodatuksia ja haluat palata tallentamaasi oletussuodatusnäkymään, pääset siihen nopeasti klikkaamalla oikean reunan "Lataa oletukset" -painiketta.

Oletuksena listassa näytetään kaikki täyttämättömät työvuorot sekä täytetyt työvuorot, jotka vaativat vielä vahvistuksen asiakkaalle.

  • Näytä vain julkaistut -switch

    • Jos switchin laittaa päälle, niin listanäkymässä voi tarkastella vain julkaistuja vuoroja

  • Näytä vain täytetyt -switch

    • Jos switchin laittaa päälle, niin listanäkymässä voi tarkastella täytettyjä vuoroja, jotka vaativat vielä vahvistuksen asiakkaalle (manuaalinen vahvistustapa)

  • Näytä myös vahvistetut -switch

    • Jos switchin laittaa päälle, niin listanäkymässä voi tarkastella myös jo asiakkaalle vahvistettuja työvuoroja

Sarakkeet

Listanäkymässä näytettäviä sarakkeita pystyy hallinnoimaan "Näytä sarakkeet" -valinnan takaa.

Työvuoron statukset

Status-sarakkeessa näytetään työvuoron tila. Työvuoron statukseen vaikuttaa, onko vuoroa julkaistu vai ei sekä onko vuorossa työntekijä vai ei. Jos ikonissa on pohjaväri, vuoroon on kiinnitetty työntekijä. Jos vuorossa on pelkät värilliset ääriviivat ja valkoinen pohja, puuttuu siitä vielä työntekijä. 

 

Statukset.png

 

Toiminnot

Toimintopalkin toiminnot

Toimintopalkin oikeasta reunasta löytyvät toiminnot koskevat yksittäisiä työvuoroa tai valittuna olevaa työvuorojoukkoa. Oikean yläreunan pikatoiminnoista voit:

  • luoda uuden työvuoron

    • lue lisää uuden työvuoron luonnista täältä

Lisäksi oranssin Toiminnot-valinnan takaa löydät toimintoja, joita voi suorittaa sekä yksittäisille että useammille tapahtumille kerralla.

Rivitoiminnot

Jokaisen työvuororivin oikeasta reunasta löytyy työvuorolle suoritettavat rivitoiminnot. Jos toimintoa ei voi suorittaa, toiminto näkyy epäaktiivisena. Rivitoiminnoista yleisimmin käytetyt ovat suoraan näkyvissä, mutta lisää toimintoja löytyy rivien lopusta kolmen pisteen takaa.

  • Muokkaa

    • Voit muokata valittua työvuoroa

  • Poista

    • Voit poistaa valitun julkaisemattoman työvuoron

  • Peru

    • Voit perua valitun julkaistun työvuoron määrittämällä perumisen syyn ja halutessasi valitsemalla täytetyn vuoron työntekijälle tilalle asetettavan tapahtumatyypin ja lisäämällä sisäisen tai työntekijälle näkyvän perumisen lisätiedon.

      • Tietylle perusmissyylle valittavaksi tulevat tapahtumatyypit asetetaan Ylläpito-osiossa Perumisen syyt -sivulla. Lue lisää perumisen syistä täältä.

  • Kopioi

    • Voit kopioida työvuoron, jolloin luodaan uusi työvuoro samoilla tiedoilla

      • Huom! Kopioitu vuoro on oletuksena julkaisematon, eli se ei näy työntekijöille.

  • Hae työntekijää

    • Lue lisää työntekijän lisäämisestä vuorolle täältä

  • Lähetä vahvistus työkohteelle

    • Lue lisää työvuoron vahvistamisesta täältä

Luo uusi vuoro

Mikä on vuoro?

Vuorolla tarkoitetaan ohjelmassa tapahtumaa, jonka tapahtumatyyppi on vuoro. Vuoro voi olla omassa työkohteessa suoritettava työvuoro tai asiakkaan tilaama työvuoro, johon tarvitaan työntekijä.

Uuden vuoron luominen

  1. Valitse yläreunan toimintopalkista "Luo uusi"

    • Dialogissa tähdellä(*) merkityt kentät ovat pakollisia

    • Kaikki pakolliset kentät löytyvät Perustiedot-osiosta

  2. Valitse haluamasi tapahtumatyyppi

    • Vuoro on oletuksena valittuna

  3. Valitse työkohde, jolle haluat lisätä vuoron

  4. Valitse ammattinimike

  5. Valitse "Toistuva tapahtuma", jos haluat luoda säännöllisesti toistuvan tapahtuman

    • Voit lukea lisää toistuvista tapahtumista täältä

  6. Valitse päivämäärä ja kellonaika

  7. Julkaistu-switch

    • Työvuorojen listanäkymässä uuden vuoron luonnissa switch on oletuksena päällä eli vuorot julkaistaan vuoron tallennuksen yhteydessä

    • Jos kuitenkin haluat tehdä vuoron niin, että se ei mene vielä työntekijöille näkyviin, voit laittaa switchin pois päältä 

    • Työvuoron status näyttää, onko vuoro julkaistu vai ei

  8. Lisäksi voit halutessasi valita Lisätiedot-osion alta

    • työntekijän, jos kyseisen vuoron tekijä on jo selvillä 

    • lounastauon pituuden (minuutteina)

    • lounaan alkuajan

    • lisätä sisäisiä lisätietoja tapahtumaan liittyen

      • Tapahtumaan liittyvät lisätiedot, jotka näkyvät hallintokäyttäjille ja tilaajille. Nämä tiedot eivät näy työntekijöille

    • lisätä lisätietoja työntekijälle

      • Huom! tähän kenttään lisätyt tiedot näkyvät työntekijälle mobiilisovelluksessa

  9. Voit lisätä vuorolle varaus- tai ehdotussääntöjä, joilla voit säätää, kenelle työntekijöille vuoro menee varattavaksi ja/tai ehdotettavaksi

    • Voit lukea lisää varaus- ja ehdotussäännöistä täältä

  10. Tallenna

Vinkki! Jos haluat luoda samankaltaisen vuoron heti edellisen perään valitse "Tallenna ja luo uusi", jolloin pääset luomaan seuraavaa vuoroa, niin että edelliset valinnat toimivat valmiina pohjana.

Manuaalinen tarjoaminen

Mitä on vuoron manuaalinen tarjoaminen? 

Manuaalisen tarjoamisen avulla voit luoda uuden, julkaistun vuoron niin, ettei se näy ollenkaan työntekijöille, ellei sitä erikseen tarjota heille manuaalisesti. Voit hyödyntää manuaalista tarjoamista esimerkiksi silloin, kun haluat poiketa tavallisista varaus- ja ehdotussäännöistä ja tarjota vuoroa ensin tietylle työntekijälle.  

Näin manuaalinen tarjoaminen toimii 

Kun manuaalinen tarjoaminen on käytössä, vuoro näkyy vain sellaisille työntekijöille, joille sitä tarjotaan Hae työntekijää -rivitoiminnon takaa löytyvillä Aseta ehdotettavaksi, Aseta varattavaksi tai Pyydä vastausta -toiminnoilla.  

Manuaalisesti tarjottava vuoro ei siis näy varaus- tai ehdotussäännöissä määritetyille työntekijöille, ellei sitä tarjota heille erikseen manuaalisesti. 

Kun vuoroon on valittu työntekijä, vuoro näkyy työntekijälle riippumatta siitä, onko manuaalinen tarjoaminen käytössä vai ei. 

Manuaalisen tarjoamisen aktivointi vuoron luomisen yhteydessä 

  1. Mene Vuorot-sivulle 

  2. Luo uusi tapahtuma

  3. Aktivoi tapahtuman luomisen Perustiedot-välilehdellä “Manuaalinen tarjoaminen“ -valinta

  4. Täytä tapahtuman muut tiedot

  5. Tallenna

  6. Tarjoa vuoroa halutuille työntekijöille vuoron Hae työntekijää -rivitoiminnon kautta

Manuaalisen tarjoamisen aktivointi aiemmin luodulle vuorolle 

  1. Mene Vuorot-sivulle 

  2. Klikkaa valitsemasi vuoron rivillä lukkoikonia

  3. Tarjoa vuoroa halutuille työntekijöille vuoron Hae työntekijää -rivitoiminnon kautta 

Manuaalisen tarjoamisen saa pois päältä klikkaamalla lukko-ikonia uudelleen. Tämän jälkeen vuoroa tarjotaan normaalisti varaus- ja ehdotussääntöihin määritetyille työntekijöille. 

Varaus- ja ehdotussäännöt

Varaus- ja ehdotussääntöjen avulla hallinnoidaan, ketkä työntekijöistä näkevät tietyt työvuorot mobiilisovelluksessaan ja voivat varata niitä tai ehdottaa itseään niihin. 

Mikä on varaussääntö?

Varaussäännöillä määritetään, ketkä työntekijät voivat varata työvuoron itselleen.

Työvuoroa koskevan varaussäännön piiriin kuuluvat työntekijät näkevät työvuoron mobiilisovelluksessaan ja pystyvät varaamaan sen itselleen.

Mikä on ehdotussääntö? 

Ehdotussäännöillä määritetään, ketkä työntekijät voivat ehdottaa itseään työvuoroon. 

Työvuoroa koskevan ehdotussäännön piiriin kuuluvat työntekijät näkevät työvuoron mobiilisovelluksessaan ja pystyvät ehdottamaan itseään vuoroon. Hallintokäyttäjän tulee hyväksyä ehdotus, ennen kuin vuoro vahvistetaan työntekijälle. Ehdotus hyväksytään työvuorojen listanäkymässä Lisää työntekijä -dialogissa. 

Vinkki! Jos haluat, että kaikki työntekijät voivat vain lähettää ehdotuksia työvuoroon, luo vuorolle pelkästään ehdotussääntö. Tällöin kukaan työntekijä ei voi varata vuoroa itselleen, vaan hallintokäyttäjä voi valita yhden ehdotuksen lähettäneistä työntekijöistä vuoroon. 

Varaus- ja ehdotussääntöjen hierarkia

Järjestelmätason oletussäännöt

Varaus- ja ehdotussäännöille asetetaan järjestelmätason oletusarvot Ylläpito-osion Tapahtumasaatavuusehdot-sivulla.

Työkohteen oletussäännöt

Työkohteelle voi tarvittaessa luoda työkohteen oletussäännöt, jotka yliajavat järjestelmätason oletussäännöt.

Työvuoron säännöt

Tarvittaessa myös yksittäiselle tapahtumalle voi luoda varaus- ja ehdotussäännöt, jotka yliajavat järjestelmätasolle ja työkohteelle määritellyt oletussäännöt. 

Varaus- tai ehdotussäännön asettaminen työvuorolle

Varaus- ja ehdotussäännöt voi tarvittaessa määrittää vuorolle vuoron luonnin yhteydessä. Jos vuorolle ei määritetä varaus- tai ehdotussääntöjä, niin käytetään työkohteen oletussääntöjä, tai jos näitä ei ole määritetty, käytetään järjestelmätason oletussääntöjä.

  1. Luo uusi tapahtuma

  2. Täytä tapahtuman muut tiedot

  3. Siirry Varaussäännöt-osioon määrittämään varaussäännöt ja/tai Ehdotussäännöt-osioon määrittämään ehdotussäännöt

  4. Määrittele sääntö

    1. Valitse työntekijät, joita sääntö koskee.

      • Poolisuodattimesta voit valita ne poolit, joihin kuuluvia työntekijöitä sääntö koskee. Poolivalinta suodattaa alla olevan työntekijävalikon sisältöä.

      • Työntekijäsuodattimella voit valita yksittäisiä työntekijöitä, joita sääntö koskee

    2. Määritä aika, jolloin vuoro avautuu työntekijän varattavaksi/ehdotettavaksi mobiilisovelluksessa

      • Varattavissa/ehdotettavissa, kun tapahtuman julkaisusta on X tuntia: tapahtuma tulee näkyviin työntekijän mobiilisovellukseen X tuntia tapahtuman julkaisusta. Jos haluat, että tapahtuma menee työntekijöiden varattavaksi/ehdotettavaksi heti, määritä tähän sääntöön 0 tunnin aikaraja.

      • Varattavissa/ehdotettavissa, kun tapahtuman alkuun on X tuntia: tapahtuma tulee näkyviin työntekijän mobiilisovellukseen, kun tapahtuman alkuun on X tuntia. 

  5. Voit halutessasi luoda useita sääntöjä. 

 

  1. Esimerkki 1: Haluat tarjota työvuoroa ensin muutamalle työntekijälle ja myöhemmin kaikille soveltuville työntekijöille (jos vuoro on vielä vapaana). Valitse tällöin vuoroon ensisijaisesti toivotut työntekijät ja määritä heille varaussääntö, jonka mukaan vuoro on varattavissa, kun tapahtuman julkaisusta on 0 tuntia. Luo sitten toinen sääntö, johon valitset kaikki työntekijät ja määritä säännöksi esimerkiksi Varattavissa, kun tapahtuman julkaisusta on 12 tuntia.
  2. Esimerkki 2: Haluat, että osa työntekijöistä voi varata vuoron itselleen, mutta osa voi vain ehdottaa itseään vuoroon. Tee tällöin yksi varaussääntö, johon valitset ne työntekijät, jotka saavat varata vuoron. Tee sitten ehdotussääntö, johon valitset kaikki ne työntekijät, joilta halutaan vastaanottaa ehdotuksia vuoroon. Voit valita molempiin aikarajaksi 0 tuntia julkaisusta. Tällöin varaussääntöön valitut työntekijät voivat varata vuoron mobiilisovelluksella, mutta ehdotussääntöön valitut työntekijät voivat vain ehdottaa itseään vuoroon. 

Hae vuoroon työntekijää

Hae vuoroon työntekijää

  1. Valitse työvuorojen listanäkymästä vuoro, johon haluat hakea työntekijää

  2. Valitse työvuororivin oikeasta reunasta rivitoiminto "Hae työntekijää"

    • Työntekijät-dialogi aukeaa ja näet siitä työvuoroon sopivat työntekijät

      • Lue alta lisää työntekijät-dialogin toiminnoista, suodatuksista ja sarakkeista

Työntekijät-dialogi

Työntekijät-dialogissa voit etsiä työvuoroon soveltuvia työntekijöitä. Ohjelmassa vuoroon soveltuvat työntekijät ovat työntekijöitä, jotka ovat käytettävissä vuoron ajankohtana ja, joilla on vuoroon tarvittava osaaminen eli vuorolle määritelty ammattinimike ja mahdolliset erikoistaidot.

Työntekijät dialogin toiminnot

Suoritettava toiminto valitaan sen perusteella, millainen vuoro, ja käyttötapaus, on kyseessä. 

Massatoiminnot

Valitse aluksi työntekijät, joille haluat suorittaa toiminnon.

Aseta varattavaksi

  • Vuoro menee valituille työntekijöille mobiilisovellukseen varattavaksi eli he voivat varata kyseisen työvuoron itselleen

  • Vuoro näytetään työntekijöille mobiilisovelluksessa "Varaa"-labelillä ja työntekijä saa vuorosta push-ilmoituksen

  • Huom! Jos vuoro on kerran asetettu työntekijälle varattavaksi, sitä ei voi enää muuttaa ehdotettavaksi

    • Vuorosta voi kuitenkin tämän jälkeen vielä pyytää vastausta

Pyydä vastausta

  • Vuoro näytetään valituille työntekijöille mobiilisovelluksen varattavien vuorojen listan kärjessä ja työntekijät voivat joko hyväksyä tai hylätä vuorotarjouksen

    • Huom! Pyydä vastausta -toimintoa on tarkoitus käyttää sellaisissa tilanteissa, joissa muutamalta työntekijältä toivotaan vastausta vuorotarjoukseen, ennen kuin vuoroa tarjotaan muille työntekijöille. Toimintoa kannattaa käyttää maltilla, jotta työntekijät reagoisivat vastausta odottaviin vuoroihin paremmin.

  • Vuoro näytetään työntekijöille mobiilisovelluksessa "Odottaa vastausta" -labelillä ja työntekijä saa vuorosta push-ilmoituksen

 

Aseta ehdotettavaksi

  • Vuoro näytetään valituille työntekijöille mobiilisovelluksessa ehdotettavana vuorona eli he eivät voi suoraan varata kyseistä työvuoroa, mutta voivat ehdottaa itseään siihen

  • Vuoro näytetään työntekijöille mobiilisovelluksessa "Ehdota"-labelillä ja työntekijä saa vuorosta push-ilmoituksen

Rivitoiminnot

Yllä mainitut Aseta varattavaksi, Pyydä vastausta ja Aseta ehdotettavakasi -toiminnot löytyvät myös rivitoimintoina työntekijärivin oikeasta reunasta. Näiden lisäksi työntekijäriveiltä löytyy seuraavat toiminnot:

Vahvista työntekijä vuoroon

  • Vuoro vahvistetaan työntekijälle

    • Vuoro näkyy työntekijän mobiilisovelluksessa Tulevat tapahtumat -listauksessa ja työntekijä saa vuorosta push-ilmoituksen

Hyväksy ehdotus

  • Työntekijä vahvistetaan työvuoroon

    • Toiminto on näkyvissä vain, jos työntekijä on ehdottanut itseään kyseiseen vuoroon

    • Vuoro näkyy hyväksynnän jälkeen työntekijän mobiilisovelluksessa Tulevat tapahtumat -listauksessa ja työntekijä saa vuorosta push-ilmoituksen

Hylkää ehdotus

  • Työntekijän ehdotus hylätään

    • Toiminto on näkyvissä vain, jos työntekijä on ehdottanut itseään kyseiseen vuoroon

    • Vuoro näkyy hylkäyksen jälkeen työntekijän mobiilisovelluksessa Omat ehdotukset -listauksessa "Ei enää saatavilla" labelillä

    • Sama label näkyy työntekijöille, jos vuoroon, johon he ovat ehdottaneet itseään, on vahvistettu toinen työntekijä

Työntekijän kalenteri 

  • Työntekijän kalenterissa voi tarkastella helposti yhden työntekijän vuoroja, poissaoloja tai vuorotoiveita ja nähdä kokonaiskuvan työntekijän tapahtumista. Työntekijän kalenteria voi käyttää apuna esimerkiksi silloin, kun työntekijöille halutaan tarjota manuaalisesti vuoroja ja halutaan nähdä, miltä työntekijän päivät tarjotun vuoron ympärillä näyttävät.  

  • Työntekijän kalenterista voit lukea lisää täältä.

Työntekijät-dialogin suodatukset

Voit suodattaa työntekijät-dialogin työntekijälistaa tarpeesi mukaan.

  • Näytä vain pooliin kuuluvat -switch

    • Jos valinta on käytössä, listassa näytetään vain pooleihin kuuluvia työntekijöitä

    • Pooli-ikonin tooltipistä näkee poolit, joihin työntekijä kuuluu

  • Vaadi erikoistaito -switch

    • Jos valinta on käytössä, listassa näytetään vain ne työntekijät, joilta löytyy vuorolle määritetty erikoistaito

Työntekijät-dialogin sarakkeet

Työntekijät-dialogin sisältöä voi järjestää klikkaamalla sarakkeen otsikkoa.

  • Poolit

    • Pooli-ikonin tooltipistä näkee poolit, joihin työntekijä kuuluu

  • Työskentelytoive

    • Vihreä peukku indikoi, että työntekijä on lisännyt vuoron ajankohdalle vuorotoiveen

    • Punainen peukku indikoi, että työntekijä on lisännyt vuoron ajankohdalle vapaatoiveen

  • Vuoroja kohteessa

    • Työntekijän viimeisen 90 vuorokauden aikana tekemät vuorot työkohteessa

Status

Työntekijät-dialogissa näkee status-labeleistä vuoron tilan ko. työntekijään nähden eli esimerkiksi, onko työntekijä vuoroon soveltuva ja onko vuoro jo työntekijällä mobiilisovelluksessa varattavissa tai ehdotettavissa. Statukset tarkoittavat seuraavaa:

  • SOVELTUU

    • Työntekijä on käytettävissä vuoron ajankohtana ja työntekijän osaaminen eli ammattinimike ja erikoistaito täsmäävät vuoron vaatimuksiin.

  • VARATTAVISSA

    • Vuoro on varattavissa kyseisen työntekijän mobiilisovelluksessa eli työntekijä voi halutessaan varata vuoron suoraan.

  • VARATTAVISSA KLO HH:MM

    • Työntekijä voi varata vuoron labelissä ilmoitetusta ajankohdasta alkaen. 

      • Tämä status on näkyvissä, jos vuoron varaussääntöihin on asetettu aikarajoja tulevaisuuteen.

  • EHDOTETTAVISSA

    • Vuoro on ehdotettavissa työntekijän mobiilisovelluksessa eli työntekijä ei voi suoraan varata vuoroa, mutta hän voi ehdottaa itseään vuoroon.

  • EHDOTETTAVISSA KLO HH:MM

    • Työntekijä voi ehdottaa itseään vuoroon labelissä ilmoitetusta ajankohdasta alkaen. 

      • Tämä status on näkyvissä, jos vuoron ehdotussääntöihin on asetettu aikarajoja tulevaisuuteen.

  • TYÖNTEKIJÄN EHDOTUS

    • Työntekijä on ehdottanut itseään kyseiseen työvuoroon.

      • Ehdotuksen voi hyväksyä tai hylätä työntekijärivin oikeasta reunasta löytyvillä toiminnoilla.

  • EI KÄYTETTÄVISSÄ

    • Työntekijä ei ole käytettävissä työvuoroon, koska hänellä on työvuoron kanssa päällekkäinen tapahtuma.

      • Tämä status on näkyvissä, jos työntekijä on ehdottanut itseään työvuoroon, mutta sen jälkeen hänelle on tullut esimerkiksi toinen vuoro tai muu tapahtuma kyseisen vuoro päälle.

  • EHDOTUS HYLÄTTY

    • Työntekijän ehdotus on hylätty eli työntekijää ei valita työvuoroon.

      • Työntekijälle hylätyt vuorot näkyvät mobiilisovelluksessa statuksella "Ei enää saatavilla".

  • ODOTTAA VASTAUSTA

    • Vuorosta on pyydetty vastausta työntekijältä ja vuoro näkyy työntekijän mobiilisovelluksessa "Odottaa vastausta" -labelillä, mutta työntekijä ei ole vielä hyväksynyt eikä hylännyt vuoroa.

  • TYÖNTEKIJÄ HYLÄNNYT

    • Vuorosta on pyydetty vastausta työntekijältä ja työntekijä on hylännyt vuorotarjouksen.

  • VUORO VARATTU

    • Työntekijä on varannut vuoron.

  • VUORO EI SAATAVILLA

    • Vuoro ei enää ole saatavilla muille työntekijöille, sillä vuoroon on jo löydetty työntekijä.

  • VUORO LISÄTTY

    • Vuoro on lisätty työntekijälle hallintokäyttäjän toimesta

  • TARJOTTU, EI SAATAVILLA

    • Työntekijältä on pyydetty vastausta vuorosta, mutta vuoro ei ole työntekijälle enää saatavilla, sillä vuoroon on jo löydetty toinen tekijä.

 

Vuoron vahvistaminen työkohteelle

Vuorosta voi lähettää työkohteelle vahvistuksen, kun vuoro saadaan täytettyä. Vuoron vahvistamisen tapa, ja vaaditaanko vahvistusta ylipäätänsä, määritetään työkohteen tiedoissa. 

Vuoron vahvistaminen työkohteelle

Työkohteen Säännöt-osiossa "Vahvistaminen"-välilehdellä voidaan määrittää, vaaditaanko kyseisen työkohteen vuoroista vahvistus työkohteelle, kun vuoro saadaan täytettyä.

  1. Valitse vahvistustapa

    • Ei vahvistusta

      • Vahvistusta työkohtelle ei vaadita

      • Vuorot, joista ei vaadita vahvistusta työkohteelle, siirtyvät pois työvuorojen listanäkymästä, kun niihin on lisätty työntekijä

    • Automaattinen

      • Vahvistus lähtee työkohteelle automaattisesti, kun vuoroon on saatu työntekijä

    • Manuaalinen

      • Vahvistus tulee lähettää työkohtelle manuaalisesti, kun vuoroon on saatu työntekijä

        • Lue alta lisää manuaalisesta vahvistamisesta

  2. Valitse vahvistuksen vastaanottajat

    • Valittavaksi tulevat kaikki hallinto-käyttäjät, joilla on käyttöoikeus työkohteeseen

      • Vastaanottajille lähetetään vuoron täyttymisestä aina ensisijaisesti push-ilmoitus, mutta jos käyttäjällä ei ole push-ilmoituksia käytössä tai viestin lähetys epäonnistuu, niin vahvistus lähetetään sähköpostilla

  3. Valitse ulkoiset vastaanottajat

    • Lisää tähän vastaanottajat, joilla ei ole käyttäjätunnuksia ohjelmaan tai muut sähköpostisoitteet, joihin vahvistus halutaan sähköpostilla

    • Sähköpostit puolipisteellä (";") eroteltuna

  4. Tallenna

Manuaalinen vahvistaminen työvuorojen listanäkymässä

Jos työkohteen tiedoissa on valittu vahvistustavaksi manuaalinen, vuoro tulee vahvistaa työkohteelle työvuorojen listanäkymässä "Lähetä vahvistus työkohteelle"-rivitoiminnolla.

  1. Voit lähettää vahvistuksen yksittäisestä vuorosta rivitoiminnolla tai useammasta vuorosta massatoiminolla

    • Rivitoiminto:

      • Klikkaa työkohteelle vahvistettavan vuoron riviltä "Lähetä vahvistus työkohteelle" -rivitoimintoa

    •  Massatoiminto:

      • Valitse kaikki vuorot, joista haluat lähettää vahvistuksen ja valitse yläpalkin oikeasta reunasta "Toiminnot"-valikosta "Lähetä vahvistus työkohteelle"

  2. Voit tehdä vahvistukselle haluamiasi tarkempia valintoja Lähetä työvuorovahvistus -lomakkeella:

    • Vahvistettu suullisesti: vahvistusviestiä ei lähetetä sähköpostilla. Voit halutessasi jättää sisäisen lisätiedon esim. vuoron vahvistusajankohdasta ja -tavasta

    • Jos vahvistus halutaan lähettää eri vastaanottajille, kuin mitä työkohteen taakse on oletuksena määritetty, voit valita halutut vastaanottajat Lähetä yhteyshenkilöille ja Lähetä lisäksi sähköpostiosoitteisiin -kenttiin. Vahvistusviesti lähtee vain valituille vastaanottajille.

    • Voit kirjoittaa Vahvistukseen liittyvä lisätieto -kenttään oman viestin, joka lisätään vahvistussähköpostiin muiden vahvistustietojen lisäksi.

  3. Jos painat Lähetä työvuorovahvistus -ikkunassa Tallenna tekemättä muutoksia mihinkään kenttiin, vahvistus lähetetään työkohteella määritetyille vastaanottajille

Vahvistusviestien sisältö

Sähköpostivahvistus on muotoa:

  • Otsikko: “Työvuorovahvistus {dd.MM.YYYY HH:mm} kohteeseen {työkohteen nimi}”

  • Sisältö: “Hei,
    työvuoroon {dd.MM.YYYY HH:mm} kohteessa {työkohteen nimi} on vahvistettu työntekijä {työntekijän nimi}.

    Ystävällisin terveisin
    {tenantin displayname}

Push-ilmoitus on muotoa:

  • Otsikko: “Työvuorovahvistus”

  • Sisältö: “Työvuoroon {dd.MM.YYYY HH:mm} kohteessa {työkohteen nimi} on vahvistettu työntekijä {työntekijän nimi}”

Jos samalle työkohteelle vahvistetaan samaan aikaan useampia vuoroja, niin vuorojen tiedot kootaan yhteen push-ilmoitukseen tai sähköpostiin.

Työvuoron kommentit

Työvuoron kommentit -ominaisuudella eri käyttäjät voivat jättää kommentteja työvuoroille.

Kommentit

Työvuoron kommentit saa näkyviin työvuorojen listanäkymässä työvuororivin oikeasta reunasta löytyvällä "Näytä kommentit" -rivitoiminnolla. Uuden kommentin lisääminen onnistuu myös tämän toiminnon kautta.

Kommentit on järjestetty aikaleiman mukaan (uusin kommentti ylimpänä). Eri käyttäjien jättämät kommentit näytetään eri värisillä taustoilla: 

  • Hallintokäyttäjän kommentti näytetään sinisellä taustalla

  • Ulkoisen käyttäjän kommentti näytetään keltaisella taustalla

  • Työntekijän kommentti näytetään harmaalla taustalla

Lisää uusi kommentti

  1. Siirry Kommentit-dialogiin haluamasi vuororivin "Näytä kommentit" -toiminnon kautta

  2. Valitse "Kirjoita uusi"

  3. Kirjoita haluamasi kommentti kenttään

  4. Valitse kommentin näkyvyys

    • Sisäinen = kommentti näkyy vain hallintokäyttäjille

      • Huom! Valinta on aina oletuksena päällä, eikä sitä saa pois eli kaikki kommentit jäävät hallinto-käyttäjille näkyviin

    • Ulkoinen = kommentti näytetään hallintokäyttäjille ja ulkoisille käyttäjille, joilla on käyttöoikeus kyseisen vuoron työkohteeseen (tilaaja-rooli)

    • Työntekijä = kommentti näytetään hallintokäyttäjille ja työntekijäkäyttäjille

      • Huom! Työntekijä näkee vain vuoron kommentit, jotka on lisätty vuorolle sen jälkeen, kun työntekijä on kiinnitetty työvuoroon. Vastaavasti työntekijä voi jättää vuorolle kommentteja vasta, kun hänet on lisätty vuoroon tai hän on itse varannut vuoron.

    • Lähetä

Työntekijät ja ulkoiset käyttäjät (tilaajat) voivat jättää vuorolle kommentteja mobiilisovelluksella. Työntekijän ja tilaajan jättämät kommentit näkyvät aina vain hallintokäyttäjille eli työntekijä ja tilaaja eivät voi kommentoida toisilleen.

Jos työvuorolla on kommentteja, vuoron rivillä Näytä kommentit -painikkeen päällä näkyy aina merkkipallura.