Suunnittelun kohteet

Owned by Hakala Tanja
Last updated: Feb 26, 2024 by Huhtaharju Teea
6 min read

Asiakkaat

Mikä on asiakas Mepco Keikoissa?

Asiakkaalla tarkoitetaan tapahtuman laskutettavaa asiakasta (vrt. Työkohde, joka on työvuoron fyysinen sijainti). Työkohteelle voidaan valita laskuttava asiakas.

  1. Esimerkki: Siivousalan yrityksen asiakkaana on kuntosaliketju, johon kuuluu kolme kuntosalia. Tässä tapauksessa nuo kolme kuntosalia ovat fyysisiä työkohteita, mutta laskun maksaa ketju. Tällöin luodaan yksi asiakas (kuntosaliketju) ja kolme työkohdetta (jokaiselle kuntosalille oma). Kaikille kolmelle työkohteelle valitaan asiakkaaksi ko. kuntosaliketju. Näin yksittäiset vuorot saadaan suunniteltua eri kuntosaleille, mutta laskutusdata voidaan kohdistaa samalle asiakkaalle. 

 

Mepco Keikkoihin luodaan asiakkaita siinä tapauksessa, että laskutusaineisto muodostetaan ohjelman tuntidatan perusteella. Mikäli laskutusdata ei muodostu ohjelmasta otettavien tuntien perusteella, ei asiakkaita ole tarpeen luoda.

Uuden asiakkaan luominen 

  1. Siirry Asiakkaat-osioon

  2. Klikkaa "Luo uusi" ja kirjoita asiakkaan nimi sekä tarvittavat laskutustiedot

  3. Tallenna

    • Lisäämäsi asiakas näkyy nyt asiakaslistassa. Voit muokata sitä tai poistaa sen rivin oikean laidan painikkeista. 

Asiakkaan valitseminen työkohteelle

  1. Siirry Työkohteet-osioon

  2. Avaa työkohteen tiedot 

    • Luo uusi tai muokkaa olemassa olevan työkohteen tietoja

  3. Valitse Asiakkaan valinta -alasvetovalikosta sopiva vaihtoehto 

    • Asiakas valitaan tapahtumaa luodessa = Jokaiselle uudelle tapahtumalle (esim. työvuoro) valitaan erikseen asiakas työvuorosuunnittelussa. 

    • Asiakkaan valinta = Työkohteelle valitaan yksi asiakas. Tällöin jokainen työkohteen tapahtuma kohdistetaan valitulle asiakkaalle.

    • Ei asiakasta = Työkohteelle ei valita ollenkaan asiakasta. Tätä vaihtoehtoa käytetään, kun asiakastieto ei ole tarpeellinen ohjelmassa. 

 

Poolit

Mikä on pooli?

Pooleja käytetään rajaamaan työntekijöiden oikeutta varata työvuoroja työkohteista tai lisätä tehtyjä vuoroja työkohteille. Poolit ovat ”ryhmiä”, joihin voidaan lisätä sekä työkohteita että työntekijöitä.

Työntekijät voivat kirjata uusia tehtyjä työvuoroja samaan pooliin kuuluville työkohteille, jos uusien vuorojen lisäys -toiminto on käytössä. 

Vuorojen varausoikeuden rajaaminen pooleittain

Työntekijöiden oikeus varata työkohteen vuoroja voidaan määrittää koko poolille. Lue lisää järjestelmätason oletusvalinnoista täältä ja varaussääntöjen toiminnasta täältä. 

Uuden poolin luominen

  1. Siirry Poolit-osioon

  2. Klikkaa "Luo uusi" ja nimeä pooli mahdollisimman kuvaavasti

  3. Tallenna

    • Lisäämäsi pooli näkyy nyt poolilistassa. Voit muokata sitä tai poistaa sen rivin oikean laidan painikkeista. 

Työntekijän tai työkohteen lisääminen pooliin

Työntekijän lisääminen pooliin

  1. Siirry Työntekijät-osioon

  2. Avaa työntekijän tiedot 

    • Luo uusi tai muokkaa olemassa olevan työntekijän tietoja

  3. Valitse Poolit-alasvetovalikosta työntekijälle ne poolit, joihin haluat hänet lisätä 

Työkohteen lisääminen pooliin 

  1. Siirry Työkohteet-osioon

  2. Avaa työkohteen tiedot 

    • Luo uusi tai muokkaa olemassa olevan työkohteen tietoja

  3. Valitse Poolit-alasvetovalikosta työkohteelle ne poolit, joihin haluat sen lisätä 

Työkohteet

Mikä on työkohde? 

Työkohteet ovat fyysisiä sijainteja, joissa työvuoroja tehdään (vrt. asiakas, joka on vuoron laskutettava asiakas). Työvuorosuunnittelussa jokaiselle yksittäiselle työvuorolle valitaan sijainniksi jokin työkohde.

Uuden työkohteen luominen

  1. Siirry Työkohteet-osioon

  2. Klikkaa "Luo uusi" ja kirjoita työkohteelle nimi ja osoite

  3. Tee ainakin seuraavat valinnat 

    • Alue

      • Alueet, joihin työkohde lisätään

    • Poolit

      • Poolit, joihin työkohde lisätään

    • Nimikkeet

      • Nimikkeet, jotka työkohteessa on käytössä eli työt, joita kohteessa tehdään.

    • Asiakkaan valinta

      • Asiakas valitaan tapahtumaa luotaessa= Jokaiselle uudelle tapahtumalle (esim. työvuoro) valitaan erikseen asiakas työvuorosuunnittelussa. 

      • Asiakkaan valinta = Työkohteelle valitaan yksi asiakas. Tällöin jokainen työkohteen tapahtuma kohdistetaan valitulle asiakkaalle.

        • Jos valitset tämän vaihtoehdon, valitse vielä kohteelle asiakas

      • Ei asiakasta = Työkohteelle ei valita ollenkaan asiakasta. Tätä vaihtoehtoa käytetään, kun asiakastieto ei ole tarpeellinen ohjelmassa. 

  4. Täytä valinnaisia tietoja tarpeen mukaan

    • Lisätiedot

      • Työkohteeseen liittyvät lisätiedot, jotka näkyvät ohjelmassa työvuorosuunnittelun käyttäjille.

    • Lisätiedot työntekijälle

      • Työkohteeseen liittyvät lisätiedot, jotka halutaan näyttää työntekijälle, joka on menossa työvuoroon ko. työkohteeseen. Nämä tiedot näytetään työntekijän mobiilisovelluksessa tulevan vuoron tiedoissa. 

    • Huomio työntekijälle

      • Työkohteeseen liittyvät tärkeät lisätiedot, jotka halutaan korostaa työntekijän mobiilisovelluksessa. Jos työkohteen tiedoissa on huomio työntekijälle, vuoro korostetaan huutomerkillä mobiilisovelluksen Tulevat vuorot -osiossa. 

    • Tapahtuman lähtö- ja kohdeosoitteiden valinta (Huom! Tämä valinta on käytössä, jos sijaintipohjainen suunnittelu on päällä, eli valinta ei ole näkyvissä kaikilla käyttäjillä)

      • Alku- ja loppusijainti valitaan tapahtumalle = Jokaiselle tämän työkohteen tapahtumalle tapahtumalle valitaan manuaalisesti alkusijainti ja loppusijainti. Tätä käytetään silloin, kun vuorossa liikutaan paikasta toiseen (esim. kuljetukset). 

      • Työkohteelta (oletus) = Vuoron alku- ja loppusijaintina käytetään aina työkohteelle merkittyä osoitetta.

  5. Säännöt-välilehdellä voit määrittää:

    • Vuoron vahvistustavan ja vahvistusviestien vastaanottajat

      • Lue lisää vuoron vahvistamisesta työkohteelle täältä.

    • Työkohteen varaus- ja/tai ehdotussäännöt 

      • Jos sääntöjä ei määritetä, käytetään järjestelmätason oletussääntöjä. Lue lisää varaus- ja ehdotussäännöistä täältä.

  6. Tallenna

    • Lisäämäsi työkohde näkyy nyt työkohdelistassa. Voit muokata sitä tai poistaa sen rivin oikean laidan painikkeista. 

Työkohteen liitetiedostot

Työkohteelle voi lisätä liitetiedostoja ja ne on mahdollista asettaa näkyviin myös työntekijöille, jotka kuuluvat työkohteen kanssa samaan pooliin.

  1. Siirry Työkohteet-osioon

  2. Klikkaa "Lisää tiedosto"

  3. Valitse työkohde, jolle liite lisätään, ja aseta näkyvyys työntekijöille

    • Ei näy työntekijälle = liitetiedosto on näkyvissä vain hallintokäyttäjille työkohteen takana

    • Näkyy työntekijälle = liitetiedosto on näkyvissä työkohteen kanssa samaan pooliin kuuluville työntekijöille mobiilisovelluksen Tiedostot-osiossa

  4. Lisää haluamasi tiedosto

  5. Tallenna

Työkohteelle liitettyjä tiedostoja voi ladata omalle koneelle tai poistaa työkohteen rivin "Liitetiedostot" -painikkeen takaa.

 

Työntekijät

Työntekijä Mepco Keikoissa

Ohjelmassa työntekijöiksi lisätään kaikki ne työntekijät, joille halutaan suunnitella vuoroja, tai joiden halutaan kirjaavan tunteja järjestelmään.

 

Uuden työntekijän luominen

  1. Siirry Työntekijät-osioon

  2. Klikkaa "Luo uusi" 

  3. Täytä työntekijän perustiedot

    • Huom! Kirjoita osoite muodossa Katuosoite Kaupunki

  4. Valitse lähetetäänkö työntekijälle tunnukset

    • Jos valitset "Lähetä tunnukset", työntekijälle lähtee automaattisesti kirjautumistunnukset sähköpostiin

    • Jos et valitse "Lähetä tunnukset", tunnuksia ei lähetetä.

  5. Valitse työntekijälle:

    • Alueet

      • Alueet, joille työntekijä lisätään

    • Poolit

      • Poolit, joihin työntekijä lisätään

    • Nimikkeet

      • Ammattinimikkeet, joiden mukainen osaaminen työntekijällä on 

    • Valinta ‘Ulkoinen työntekijä’

      • Työntekijän nimen yhteyteen tulee merkintä EXT, jotta ulkoiset työntekijät on helpompi tunnistaa työntekijälistauksesta

      • Ulkoinen työntekijä näkee vain erikseen määritetyt työkohteet ja poolien työkohteet

    • Valinta ‘Työlupa vaaditaan' asetetaan päälle, jos työntekijältä vaaditaan työlupa työvuorojen tekemiseksi

      • Jos ‘Työlupa vaaditaan’ asetetaan päälle, tulee syöttää työluvan voimassa olon päättymispäivä ‘Työlupa voimassa’ -kenttään. Tällöin työntekijä näkee mobiilissa vain työluvan voimassaolon ajalla olevia avoimia vuoroja.

    • Valinta ‘Työvuorojen syöttö sallittu’ säätää saako yksittäinen työntekijä lisätä uusia työvuoroja vai ei.

  6. Lisää halutessasi

    • Lisätiedot

      •  Lisätietoja työntekijästä, mikäli tällaisia halutaan laittaa muistiin

    • Sopimustiedot (työsopimus)

      • Sopimuksen alku

        • Työsopimuksen alkamispäivämäärä

      • Sopimuksen loppu

        • Työsopimuksen mahdollinen loppumispäivämäärä. Jos loppumispäivä täytetään, tulee täyttää myös työsuhteen päättymisen syy.

      • Sopimuksen työehtosopimus

        • Työehtosopimus, jota työntekijälle sovelletaan. Tämä tieto tarvitaan työaikasääntöjä ja -laskureita varten, sekä palkanmallinnukseen, jos se on käytössä.

      • Työsopimustyyppi

        • Määräaikaiselle sopimukselle aukeaa täytettäväksi määräaikaisuuden peruste (pakolliset) ja alustava päättymispäivä (valinnainen) -kentät.

      • Sopimuksen työaikamuoto

      • Sopimustunnit

        • Työntekijän viikkosopimustunnit. Tämä tieto tarvitaan työvuorosuunnittelun sopimustuntien täyttymistä seuraavien laskurien toimintaa varten. 

      • Sopimuksen palkkatyyppi (tuntipalkka / kuukausipalkka)

      • Sopimuksen työkohde

        • Täytä tämä vain, jos sopimus on pelkästään tiettyyn työkohteeseen

      • Pääasiallinen ammattinimike

        • Tämä tieto ei vaikuta ohjelman toimintoihin, mutta se voi siirtyä mahdollisessa integraatiossa palkkajärjestelmään

      • Palkanmaksava yritys (jos olette määritelleet ohjelmaan useampia yrityksiä)

    • Erikoistaidot

      • Lisää halutessasi erikoistaidolle työntekijäkohtainen voimassaoloaika klikkaamalla erikoistaitoa, jolle haluat lisätä voimassaoloajan

  7.  Tallenna

    • Lisäämäsi työntekijä näkyy nyt työntekijälistassa. Voit muokata sitä tai poistaa sen rivin oikean laidan painikkeista.

Varoitukset työntekijöiden tietojen vanhenemiseen liittyen:

Työntekijät-sivulla työntekijän riville tulee näkyviin varoituskolmio seuraavista lähestyvistä päivämääristä:

  • Erikoistaitojen vanheneminen: varoituskolmio 14 päivää ennen erikoistaidon vanhenemista

  • Koeajan päättyminen: varoituskolmio 28 päivää ennen koeajan päättymistä

  • Viimeisimmän sopimuksen päättyminen: varoituskolmio 14 päivää ennen viimeisimmän sopimuksen päättymistä

Työaikasaldot:

Työntekijälistan oikean reunan rivitoiminnoista Työaikasaldot-painike, josta pääset lisäämään työntekijälle työaikasaldoja.

  1. Klikkaa työntekijärivin oikeasta reunasta ”Työaikasaldot”

  2. Luo uusi

  3. Valitse työaikalaskentakohde ja täytä muut tiedot

  4. Lisää halutessasi selite

 

Laskentakohteet

Työaika

Ennen ohjelman käyttöönottoa kertyneet tunnit. Jos käytössänne on jakso- tai tasoittumisjaksolaskenta ja ohjelma otetaan käyttöön kesken jakson/tasoittumisjakson, kannattaa ennen käyttöönottoa kertyneet tunnit syöttää omana rivinään työajaksi. Näin tunnit tulevat oikein huomioiduksi ohjelman jakso- ja tasoittumisjaksolaskennassa.

Esimerkki:

Tasoittumisjakso on alkanut 1.1. ja ensimmäiset tunnit on kirjattu Mepco Keikkoihin 1.2. Tammikuun aikana toteutuneet tunnit syötetään työntekijöille työaikasaldoksi, jolloin ne tulevat huomioiduksi tasoittumisjaksolaskennassa.

 

Huom! Jos vuosivapaalaskenta on käytössä, tulee työaikasaldot syöttää vuositasolle jaoteltuna. Eli jos esimerkiksi kuluva tasoittumisjakso on alkanut jo edellisen vuoden puolella, tulee saldot syöttää kahdessa osassa.

 

Työaikapankki

Ennen ohjelman käyttöönottoa kertynyt työaika. Työaikapankki ei huomioi työajaksi syötettyä saldoa. Jotta työaikapankkiin saadaan oikea saldo, kannattaa se laskea niin, että tarkistaa ohjelman käyttöönottoa edeltävän päivän työaikasaldon, ottaa sen vastaluvun ja lisää siihen sen hetkisen oikean työaikapankkisaldon. 

Jos työaikapankista maksetaan tunteja pois, tulee työaikapankkiin tehdä miinusmääräinen rivi ja luoda vastaava palkkarivi toteumaan. 

 

Vuosilomat

Ennen ohjelman käyttöönottoa kertyneet vuosilomapäivät. Jos ohjelma otetaan käyttöön kesken lomankertymiskauden, tulee ennen käyttöönottoa kertyneet lomapäivät syöttää vuosilomasaldoksi. Arvopäivä määrittää, minkä lomankertymiskauden saldoksi lomapäivät lasketaan. Valitse arvopäiväksi esimerkiksi viimeinen päivä aikaväliltä, jolta syötettävä saldo on kertynyt. 

Jos lisäät edellisen lomankertymiskauden kertyneitä lomapäiviä, valitse arvopäiväksi esimerkiksi kertymisajankohdan viimeinen päivämäärä (esim. 31.3.2021).

 

Vuosivapaat

Ennen ohjelman käyttöönottoa käytetyt vuosivapaat. Ohjelma huomioi työajaksi syötetyt tunnit vuosivapaalaskennassa, joten vuosivapaisiin tulee syöttää miinusmerkkisenä ennen käyttöönottoa käytetyt vuosivapaat.

Työntekijän käyttäjätunnukset

Kun työntekijä on lisätty ohjelmaan, saa hän sähköpostiinsa käyttäjätunnuksen ja ohjeet salasanan luomiseen, minkä jälkeen hän pystyy kirjautumaan mobiilisovellukseen. Mobiilisovelluksesta työntekijät voivat tarkastella tulevia vuorojaan ja kirjata tunteja.

 

Tunnusten uudelleenlähettäminen

Voit tarvittaessa lähettää työntekijälle tunnukset uudelleen (esimerkiksi silloin, kun tunnukset on lähetetty aluksi väärään sähköpostiosoitteeseen, joka on myöhemmin muokattu oikeaksi). 

  1. Siirry Työntekijät-osioon

  2. Etsi listasta työntekijä, jonka tunnukset haluat lähettää uudelleen 

  3. Klikkaa rivin oikean reunan rivitoiminnoista ‘Lähetä tunnukset uudelleen’ -painiketta

 

Työntekijän kalenteri 

Mikä on työntekijän kalenteri? 

Työntekijän riviltä löytyvän Kalenteri-painikkeen takaa avautuvassa kalenterissa voi tarkastella kyseisen työntekijän vuoroja, poissaoloja tai vuorotoiveita ja nähdä kokonaiskuvan työntekijän tapahtumista. Kalenterinäkymässä voi myös helposti muokata hyväksymättömiä tapahtumia tai lisätä työntekijälle uusia tapahtumia.  

Kalenterinäkymän sisältö 

Työntekijän kalenterinäkymän vasemmassa reunassa näkyy varsinainen kalenteri, jossa päiviä on korostettu eri väreillä riippuen siitä, millaisia tapahtumia työntekijällä on lisättynä. Värien selitykset löytyvät kalenterin alapuolelta. Oletuksena kalenteri näyttää kuluvan kuukauden, mutta näkymää voi vaihtaa eri vuodelle kalenterin vasemman yläreunan valikosta ja eri kuukaudelle kalenterin oikean yläreunan nuolista. Kalenterin yläpuolen ‘Lisää uusi tapahtuma’ -painikkeen kautta voi lisätä uusia tapahtumia. 

Klikkaamalla haluttua päivämäärää kalenterissa, kalenterin oikealle puolelle tulee näkyviin työntekijän tapahtumat kyseisenä päivänä.

Vinkki. Voit valita kerralla useampia päiviä:

  • Yhden yhtenäisen ajanjakson voi valita kerralla pitämällä shift-painiketta pohjassa ja klikkaamalla halutun aikavälin ensimmäistä ja viimeistä päivämäärää. 

  • Useamman yksittäisen päivän voi valita kerralla pitämällä ctrl-painiketta (Applen koneilla cmd-painike) pohjassa ja klikkaamalla haluttuja päiviä.

Valittujen päivien tapahtumia voi poistaa tapahtuman kohdalla olevasta roskakori-ikonista (vuoro- tai vapaatoive tai julkaisematon vuoro tai poissaolo) tai perua ruksista (julkaistu hyväksymätön vuoro tai poissaolo). Tapahtumaa voi muokata kynäikonista, jos sitä ei ole vielä hyväksytty tai käsitelty.  

Jos kalenterista on valittu useampi päivä, päivien tapahtumia voi muokata tai peruuttaa/poistaa massana täppäämällä kaikki tapahtumat tai halutut tapahtumat ja käyttämällä tapahtumalistauksen yläreunan toimintoja.