Työntekijätunnusten avulla työntekijät pääsevät tarkastelemaan omia työvuorojaan. Tunnuksille on myös mahdollista asettaa laajemmatkin oikeudet, kuten toiveiden asettaminen suunniteltaville listoille, omien listojen suunnittelu ja oman toteuman kirjaaminen.

Työntekijätunnuksia päästään asettamaan Oikeudet-valikon kohdasta “Työntekijätunnukset”.

Open

Avatussa ikkunassa nähdään työntekijälistaus sekä kaikki työryhmät. Työntekijätunnuksia pääsee luomaan kohdasta “Anna työntekijöille tunnukset”. Tämän lisäksi, jotta tunnukset voivat tulla voimaan, tulee määrittää käyttöoikeusryhmä, joihin kyseisillä tunnuksilla on oikeus.

Open

Käyttöoikeusryhmän määrittäminen

Käyttöoikeusryhmä luodaan kohdasta “Lisää käyttöoikeusryhmä”. Aukeavassa ikkunassa päästään määrittelemään, mihin kaikkeen kyseiseen käyttöoikeusryhmään kuuluvilla työntekijöillä on oikeus ohjelmassa.

Open

Oikeudet

• “Ryhmä”-kohtaan syötetään nimi, joka kyseiselle käyttöoikeusryhmälle halutaan nimeksi.

• “Oikeudet”-kohdassa valitaan mahdollisia rajauksia, esimerkiksi onko kyseisen ryhmän jäsenillä oikeus kaikkiin työryhmiin ohjelmassa.

• “Näytä työntekijälistaus” -kohta määrittää, näkyykö työntekijöille omassa näkymässään Työntekijät-valikko, jossa on listattuna kaikki työntekijät ohjelmassa. Mikäli kohdassa on valintamerkki, työntekijöillä näkyy Työntekijät-valikko. Mikäli kohdassa ei ole valintamerkkiä, Työntekijät-valikkoa ei näytetä työntekijälle.

• “Näkee vain omat työvuorot” -kohta määrittää, näkeekö työntekijä vain omat vuoronsa, vai myös muiden työntekijöiden vuorot.

• “Älä näytä muiden työntekijöiden poissaolojen tyyppiä” -kohdassa valitaan, näkeekö työntekijä muiden työntekijöiden poissaolojen tyypin. Jos tässä kohdassa on valintamerkki, näkyy työntekijälle muiden työntekijöiden poissaolojen kohdalla vain P-merkintä (poissaolo).

• “Näytä avoimet työvuorot” -asetus koskee niitä yrityksiä, joilla on avoimet vuorot -toiminnallisuus käytössä ohjelmassaan. Jos kohdassa on valintamerkki, työntekijä näkee avoimet työvuorot.

Suunnitelma ja toteuma

Näissä valikoissa voidaan määrittää mitä kyseisen käyttöoikeusryhmän jäsenet voivat tehdä työvuorojensa osalta. Suunnitelman puolelle käyttöoikeusryhmälle on mahdollista antaa seuraavat oikeudet:

• “Työntekijä voi tarkastella suunniteltuja työvuoroja” tarkoittaa, että työntekijä näkee “Avoin”- tai “Julkaistu”-tilassa olevat työvuorolistat, ja voi tarkastella hänelle suunniteltuja työvuoroja.

• “Työntekijä voi esittää työvuorotoiveita” tarkoittaa, että työntekijä pystyy esittämään toiveita Avoin-tilassa oleville työvuorolistoille, ja tarkastella hänelle suunniteltuja työvuoroja.

• “Työntekijä voi suunnitella omia työvuorojaan” tarkoittaa, että työntekijät pystyvät suunnittelemaan autonomisesti työvuoroja itselleen työvuorolistalle.

• “Näytä muiden työntekijöiden työvuorojen tietoja-kentät” -asetuksella määritellään, näkevätkö käyttöoikeusryhmän työntekijät toistensa työvuorojen tietoja-kentät.

Toteuman puolelle käyttöoikeusryhmälle on mahdollista antaa seuraavat oikeudet:

• “Työntekijä ei voi tarkastella toteutuneita työvuoroja” tarkoittaa, että työntekijä näkee työvuorolistasta vain suunnitelman, ei toteumaa.

• “Työntekijä voi tarkastella toteutuneita työvuoroja” tarkoittaa, että työntekijä näkee työvuorolistan julkaisun jälkeen toteutuneet työvuorot, ja näkee toteutuneisiin työvuoroihin mahdollisesti tehdyt muutokset.

• “Työntekijä voi kirjata omat toteutuneet työtunnit” tarkoittaa, että työntekijällä on oikeus kirjata ja muokata omia, toteutuneita työvuorojaan.

• “Näytä muiden työntekijöiden työvuorojen tietoja-kentät” -asetuksella määritellään, näkevätkö käyttöoikeusryhmän työntekijät toistensa työvuorojen tietoja-kentät.

• “Oikeus muokata ylityökirjauksia” -asetus määrittää, pystyykö työntekijä tekemään itselleen vuorokohtaisia ylityömerkintöjä.

Kun käyttöoikeusryhmän valinnat on tehty, voidaan ryhmä tallentaa. Tämän jälkeen käyttöoikeusryhmä on valittavissa työntekijöille heidän tunnuksilleen “Anna työntekijöille tunnukset” -valikossa.

Työntekijätunnusten lisääminen

Kun tarvittavat käyttöoikeusryhmät on luotu, voidaan työntekijöille antaa työntekijätunnukset. Tunnukset lisätään kohdasta ”Anna työntekijöille tunnukset”.

Open

Näyttöön tulee seuraava valintaikkuna:

Open

Työntekijätunnus voidaan luoda kirjoittamalla työntekijän riville käyttäjätunnus ja valitsemalla käyttöoikeusryhmä. Työntekijätunnukset voidaan luoda myös kerralla kaikille työntekijöille (tai valitulle työryhmälle/työntekijälle) käyttämällä näkymän yläreunassa olevaa työkalua. Kun kohdassa “Tunnusten esikatselu myös taulukossa” on valintamerkki, luotavat tunnukset näkyvät heti taulukossa työntekijöiden riveillä. Napsauttamalla esimerkiksi Sukunimi ja Etunimi, luodaan tunnukset työntekijöiden sukunimien ja etunimien perusteella. Kun tunnusten valinnat on tehty, napsautetaan ”Luo käyttäjätunnukset”-painiketta.

Tunnuksille määritetään käyttöoikeusryhmä valitsemalla haluttu käyttöoikeusryhmä “Käyttöoikeusryhmä”-sarakkeen luetteloruudusta. Tarkastetaan myös, että työntekijöiltä löytyy sähköpostiosoitteet “Sähköposti”-sarakkeesta. Jos työntekijän tiedoissa on ohjelmassa tallennettuna hänen sähköpostiosoitteensa, tulee se automaattisesti näkyviin “Sähköposti”-sarakkeeseen. Tämän jälkeen napsautetaan valintamerkki “Kirjautumislinkki”-sarakkeeseen.

Kun kaikkien haluttujen työntekijöiden valinnat on tehty, napsautetaan “Tallenna ja lähetä”-painiketta, jolloin työntekijöiden sähköpostiin lähetetään kirjautumislinkki ohjelmaan. Kirjautumislinkin kautta työntekijä pääsee asettamaan käyttäjätunnukselleen salasanan, ja sen jälkeen kirjautumaan ohjelmaan.

Open

Kun työntekijälle on määritetty työntekijätunnus, hänen rivillään näkyy “Käyttöoikeusryhmä”-sarakkeessa “Kirjaudu”-linkki ja valitun käyttöoikeusryhmän nimi. Työntekijätunnuksen toimintaa ja oikeuksia voi testata kirjautumalla työntekijän riviltä sisään napsauttamalla nimen edessä olevaa “Kirjaudu”-linkkiä. Tällöin ohjelma siirtyy kyseisen työntekijän tunnuksen päävalikkoon.