Esihenkilöiden oikeuksien hallinnointi
- Hakala Tanja
- Hellman Anni
- Mustonen Milla
- Klemettinen Marjaana
Esihenkilöt-valikosta napsauttamalla pääset käsittelemään pääkäyttäjien ja työvuorosuunnittelijoiden tunnuksia ja käyttöoikeuksia sekä näkemään palkanlaskijoiden tiedot.
Avautuvassa näkymässä ylhäällä on toiminnerivi, jossa on painikkeet uuden pääkäyttäjän ja työvuorosuunnittelijan tunnuksien luontia varten. Lisäksi toiminneriviltä voi määritellä ja hallinnoida työvuorosuunnittelijoiden oikeuksia ja oikeusprofiileja.
Vasemmassa reunassa on Haku-toiminnallisuus, jolla tarkastellaan esihenkilöoikeuksia erilaisilla hakukriteereillä; esimerkiksi työryhmittäin tai käyttöoikeustasojen mukaisesti. Keskiosassa näytetään voimassa olevat tunnukset; pääkäyttäjät, palkanlaskijat ja työvuorosuunnittelijat omien otsikoidensa alla. Esihenkilön nimeä napsauttamalla pääsee tarkastelemaan ja tarvittaessa muokkaamaan hänen käyttäjätunnuksensa tietoja.
Pääkäyttäjän käyttäjätunnukset
Uuden pääkäyttäjän saa lisättyä toimintorivin Lisää pääkäyttäjä -toiminnon avulla.
Avautuvassa valintaikkunassa lisätään vähintään: sukunimi, etunimi, sähköposti, oikeustaso sekä käyttäjätunnus ja salasana.
Pääkäyttäjän oikeudet ja asetukset
Lisätään tunnuksen oikeustaso valitsemalla alasvetovalikosta haluttu taso:
Ei käyttöoikeutta
Oikeus suunnitella työvuoroja useille yksiköille
Hallita yksikön asetuksia ja oikeuksia
Muokata yksikkörajauksia
Jos valitset esim. käyttöoikeustason 3, tunnuksella on myös tasojen 1 ja 2 antamat oikeudet.
Yksikkörajaukset-kohdassa voi rajata yksikön, mikäli ohjelmassa on käytössä eri yksiköitä.
Asetuksissa oletuksena on Näytä yhteyshenkilö ohjeissa, jolloin Ohjelman Ohjeet-painikkeen takaa muiden organisaation käyttäjien on mahdollista nähdä pääkäyttäjän yhteystiedoista sähköpostiosoite ja matkapuhelinnumero, mikäli ne on täydennetty niille varattuihin kenttiin.
Käyttäjätunnus ja salasana
Lisätään käyttäjätunnus ja salasana niille varattuihin kenttiin.
Käyttäjätunnuksen vähimmäispituus on 4 merkkiä ja salasanan 6 merkkiä.
Tallennetaan tiedot napsauttamalla alareunan Tallenna-painiketta, jolloin luotu tunnus ja salasana lähtevät sähköpostiviestinä uudelle pääkäyttäjälle, kun sähköpostiosoite on tallennettu tietoihin. Salasana tulee vaihtaa ensikirjautumisen jälkeen.
Työvuorosuunnittelijan käyttäjätunnukset
Uuden työvuorosuunnittelijan saa lisättyä toimintorivin Lisää työvuorosuunnittelija -toiminnon avulla.
Avautuvassa valintaikkunassa lisätään työvuorosuunnittelijan tiedot, vähintään sukunimi, etunimi, sähköpostiosoite, oikeustaso, asetukset sekä käyttäjätunnus ja salasana.
Oikeudet ja asetukset
Valitaan Oikeudet-kohdasta tunnuksen käyttöoikeustaso.
Käyttöoikeustasot ovat:
0. Ei käyttöoikeutta
1. Oikeus suunnitella työvuorot ja muokata työntekijöitä ja heidän perustietojaan
2. Kirjata ja nähdä toteutuneet työvuorot sekä muokata työsuhderivejä
3. Kirjata palkkaukseen liittyviä tietoja ja tilinumeroa
4. Voi muokata työsuhdelomakkeita
Jos valitaan esim. käyttöoikeustaso 3, tunnuksella on myös alempien tasojen 1 ja 2 antamat oikeudet. Valitaan asetuksista tarvittavat toiminnot.
Oletuksena uudelle tunnukselle tulee oikeus valmistaa jakso palkanlaskentaan, oikeus lisätä työntekijöitä, oikeus lähettää palkkatapahtumia ja merkitä jakso siirretyksi sekä oikeus muokata työntekijän tietoja. Näitä oikeuksia voit muuttaa Jakson hyväksyminen, Oikeusprofiili ja Asetukset -kohdista.
Asetuksista voi myös antaa oikeuden antaa työntekijöille tunnuksia sekä valita muita oikeuksia ohjelman lisäpalveuiden mukaan.
Käyttäjätunnus ja salasana
Lisätään käyttäjätunnus ja salasana niille varattuihin kenttiin. Käyttäjätunnuksen vähimmäispituus on 4 merkkiä ja salasanan 6 merkkiä.
Työryhmärajaukset
Työryhmärajaukset-välilehdellä voi tarvittaessa rajata työryhmät, jotka suunnittelijalla ohjelmassa näkyvät. Oletuksena lisättävällä käyttäjällä on oikeudet yrityksen kaikkiin työryhmiin. Jos halutaan rajata oikeudet vain joihinkin työryhmiin, poistetaan valintamerkki Ei rajauksia -valintaruudusta ja siirretään kenttien välissä olevien nuolipainikkeiden avulla Työryhmät, joihin on oikeus -kenttään ne työryhmät, joita tunnuksella on oikeus käsitellä.
HUOM! Mikäli ohjelmassanne on käytössä työpisterajaus, työvuorosuunnittelijan oikeuksia annettaessa voi rajata myös työpisteet, joihin suunnittelijalla on oikeus suunnitella ja kirjata työvuoroja. Tutustu tällöin työpisterajauksiin täällä.
Muut rajaukset
Muut rajaukset-välilehdellä voi tarvittaessa rajoittaa tunnuksen suunnitteluoikeuksia esim. vain katseluoikeuksiin tai työvuorotoiveiden merkitsemiseen suunniteltavalle listalle (suunnitteluoikeudet vain punaisiin merkintöihin). Lisäksi voi piilottaa suunnittelijan näkyvistä työntekijöiden henkilötunnukset tai mahdollisuuden lisätä/poistaa työvuorolista- ja palkanlaskentajaksoja.
Kun suunnittelijan tiedot, oikeudet, asetukset, tunnukset ja mahdolliset muut rajaukset on tehty, tallennetaan uuden käyttäjän tiedot napsauttamalla alareunan Tallenna-painiketta. Tunnus ja salasana lähtevät sähköpostiviestinä uudelle suunnittelijalle.
Jos halutaan testata juuri luodun työvuorosuunnittelijan näkymää ja oikeuksia, pääsee ohjelmaan kirjautumaan suunnittelijan näkymään napsauttamalla nimen edessä olevaa Kirjaudu-linkkiä, jolloin ohjelma siirtyy ko. tunnuksen työvuorosuunnittelijan päävalikkoon. Takaisin omalle pääkäyttäjätasolle pääsee palaamaan napsauttamalla oikean yläkulman Kirjaudu ulos -painiketta
Suunnittelijan käyttöoikeustason ja työryhmärajaukset pääsee tarkastelemaan viemällä hiiren osoitin numeron kohdalle.
Palkanlaskijatunnukset
Palkanlaskijoille voidaan antaa omat tunnukset ohjelmaan, jolloin he pääsevät tarkastelemaan palkanlaskentatietoja ja noutamaan palkka-aineiston sähköisen siirtotiedoston palkanlaskentaohjelmaan. Pääkäyttäjä näkee Oikeudet-valikon Esimiehet-näkymässä ohjelmaan lisättyjen palkanlaskijoiden käyttöoikeudet.
Ohjelman asiakastuki tai palkkahallinnon/tilitoimiston tiiminvetäjän käyttöoikeudet omaava käyttäjä voi lisätä ohjelmaan palkanlaskijan tunnuksia.
Oikeuksien muokkaaminen ja käytöstä poistaminen
Kun pääkäyttäjä- tai työvuorosuunnittelijatunnusten oikeuksia pitää muuttaa, esim. lisätä oikeuksia tai tunnus pitää poistaa käytöstä, napsautetaan Esihenkilöt-näkymässä kyseisen pääkäyttäjän tai suunnittelijan nimeä.
Tehdään tarvittavat muutokset/lisäykset ja tallennetaan muutokset napsauttamalla alareunan Tallenna-painiketta.
Jos pääkäyttäjä tai suunnittelija ei enää tarvitse tunnuksia ohjelmaan, tunnuksista voi poistaa käyttöoikeudet valitsemalla oikeustasoksi 0. Ei käyttöoikeutta. Tallennetaan tiedot alareunan Tallenna-painikkeesta.
Tunnusten käyttöoikeus ja käyttäjätunnus on poistettu ja ohjelmaan ei pääse enää kirjautumaan. Käyttäjän nimen edessä näkyy käyttöoikeustasona 0 ja tunnusten historiatiedot (esim. tunnuksilla tehdyt palkanlaskentajaksojen hyväksyntätiedot) säilyvät ohjelmassa tallessa (jos esimiestunnuksen tiedot poistettaisiin ohjelmasta kokonaan, myös tunnuksilla tehdyt historiatiedot häviäisivät). Jos esihenkilön käyttöoikeudet pitää myöhemmin palauttaa, haetaan esihenkilö Haku-kentästä Käyttöoikeuksista Ei ja vahvistetaan Hae-valinnasta. Napsautetaan henkilön nimeä ja määritellään uudet oikeudet sekä uusi käyttäjätunnus ja salasana.
Asetusten kopiointi
Jos uudelle työvuorosuunnittelijalle halutaan käyttöön samanlaisia asetuksia (esim. tyypillisiä työvuoroja tai tulostusasetuksia), kuin jollain jo olemassa olevalla työvuorosuunnittelijalla on, voidaan asetukset kopioida uudelle tunnukselle toimintorivin Asetusten kopiointi -toiminnon avulla. Valitaan kenelle asetuksia halutaan kopioida ja napsautetaan Seuraava-painiketta.
Valitaan kopioitavat asetukset ja napsautetaan Seuraava- painiketta. Näkymään tulee yhteenveto asetusten kopioinnista ja vahvistetaan lopputulos napsauttamalla Sulje-painiketta.
Työvuorosunnittelijoiden oikeudet ja oikeusprofiilit
Toimintorivillä Työvuorosuunnittelijoiden oikeudet, pystytään muokkaamaan suunnittelijoiden oikeuksia samassa näkymässä. Hakukentän kautta voidaan valita kaikki suunnittelijat tai työryhmien mukaan. Oikeuksia voidaan muokata yhdenmukaiseksi pikavalinnan kautta, esimerkiksi Antaa työntekijöille tunnuksia -oikeus napsauttamalla pikavalinnan valintaruutua. Tallenna näkymä.
Työvuorosuunnittelijoille pystytään rajaamaan oikeuksia hyvinkin tarkasti. Toimintoriviltä napsautetaan Työvuorosuunnittelijan oikeusprofiilit. Oikeusprofiiliksi voidaan valita valintaruudusta valmiina olevista vaihtoehdoista tai luoda kokonaan uusi napsauttamalla Lisää uusi oikeusprofiili.
Oikeusprofiilille annetaan nimi, joka esimerkiksi kuvaa mitä oikeuksilla saadaan tehdä. Tämä voidaan valita oletukseksi uusia työvuorosuunnittelijoita lisättäessä. Napsauta valintaruudusta halutut oikeudet ja Tallenna näkymä. Ohjelmassa voi olla useita oikeusprofiileja.
