Vuosilomat
- Jakonen Lyyti
- Stenman Jani
Ansaitut vuosilomat
Ansaittujen vuosilomien lukumäärän lisääminen
Työntekijöiden ansaitut vuosilomat voidaan lisätä ohjelmaan vuosilomakausittain Työntekijät-valikon Työntekijät-näkymästä.
Kun halutaan lisätä ansaittuja vuosilomia, napsautetaan sen henkilön nimeä, jolle vuosilomia halutaan lisätä. Näyttöön avautuu seuraava valintaikkuna:
Napsautetaan ikkunasta Perustiedot-välilehdeltä Vuosilomat-kohdan alapuolella olevaa “Ota käyttöön” -toimintoa. Jos työntekijälle on lisätty vuosilomia aikaisemmille vuosilomakausille, “Ota käyttöön” -toiminnon tilalla näkyy vuosilomien päivämäärä ja saldo, mistä päästään samaan näkymään. Näyttöön avautuu seuraava valintaikkuna:
Jos työntekijälle on aikaisemmin lisätty ansaittuja vuosilomia, lisätään uuden lomakauden tietoja varten uusi rivi “Lisää rivi” -toiminnolla. Pudotusvalikosta valitaan vuosilomakauden alkamispäivä ja merkitään vuosilomakaudelle ansaittujen päivien lukumäärä “VL-päivä lkm” -kohtaan. “Tietoja”-kohtaan voi tarvittaessa lisätä lisätietoja. Tallennetaan tiedot napsauttamalla alareunan Tallenna-painiketta.
Huom! Mikäli työntekijälle jää edelliseltä lomakaudelta lomapäiviä käyttämättä, ja käyttämättä jääneet lomapäivät halutaan antaa työntekijän käyttöön seuraavalle lomakaudelle, tulee käyttämättä jääneet lomapäivät lisätä seuraavan lomakauden lomapäivien määrään. Esimerkiksi jos työntekijälle jäisi 2.5.2022 alkaneelta lomakaudelta 3 lomapäivää käyttämättä, ja päivät haluttaisiin siirtää 2.5.2023 alkaneelle lomakaudelle, tulisi 2.5.2023 rivin “VL-päivä lkm” -kohtaan merkitä työntekijän 2.5.2023 alkaneelle lomakaudelle ansaitut lomapäivät, sekä 3 käyttämätöntä lomapäivää aiemmalta lomakaudelta. “Tietoja”-kohtaan voidaan lisätä tieto, esimerkiksi “X-päivää edelliseltä kaudelta” helpottamaan seurantaa.
Huom! Ohjelmassa seurataan vuosilomia aina 2.5.-1.5. väliseltä vuosilomakaudelta, ja 2.5.-1.5. väliselle ajalle suunniteltuja ja toteutuneita vuosilomia peilataan aina 2.5. alkavan vuosilomakauden ansaittuihin vuosilomapäiviin. Vuosilomakauden ansaitut vuosilomat merkitään aina 2.5. alkaen sen mukaisesti, kuinka paljon työntekijällä on vuosilomakaudella 2.5.-1.5. käytettävissä lomanmääräytymisvuodelta 1.4.-31.3. kertyneitä lomapäiviä.
Ansaittujen vuosilomien tuonti yhdellä kertaa useammalle työntekijälle
Ohjelman pääkäyttäjä tai palkanlaskija voi tuoda ohjelmaan kerralla ansaittuja vuosilomia usealle työntekijälle. Pääkäyttäjä voi tuoda ansaittuja vuosilomia pääkäyttäjän valikosta kohdasta “Asetukset” ja “Siirtotiedostot”. Vuosilomien lisääminen ohjelmaan tapahtuu napsauttamalla Raportti-painiketta “Ansaitut vuosilomat ja vapaat” -riviltä.
Palkanlaskija voi tuoda ansaittuja vuosilomia kerralla usealle työntekijälle valikon kohdasta “Työvaiheet” ja “Poissaolot ja vuosilomat”. Näyttöön avautuu seuraava ikkuna, mistä valitaan “Lisää ansaitut vuosilomat ja vapaat”.
Pääkäyttäjälle ja palkanlaskijalle avautuu samanlainen näkyhmä, missä on ohjeet ohjelmaan ladattavan Excel-tiedoston muodostamista varten.
Ansaittujen vuosilomien tuontia varten luodaan Excel-tiedosto ohjeiden mukaan:
Ohjelmaan ladattava tiedosto:
A-sarakkeeseen työntekijänumero tai henkilötunnus
B-sarakkeeseen lomakauden vuosi (jos kentän jättää tyhjäksi, oletuksena tulee kuluva lomakausi)
C-sarakkeeseen ansaittujen lomien lukumäärä (2.5. alkavalle kaudelle käytettävissä olevien vuosilomapäivien lukumäärä)
D-sarakkeeseen lisätietoja (voidaan kirjata käytettävissä olevien vuosilomapäivien lukumäärälle selite, esim. kun ansaittuihin vuosilomiin on kirjattu yht. 36 lomapäivää, selitteeksi voi laittaa: 30+6 edelliseltä kaudelta).
E-sarakkeeseen työntekijän nimi
Tiedosto pitää tallentaa csv-muodossa (Excelin tallennuskohdassa “Tallenna nimellä” voidaan valita Tallennusmuoto-kohdasta “csv (luetteloerotin)”).
Ohjelmaan jo tuotuja ansaittujen vuosilomien tietoja voidaan myös tarvittaessa korjata lataamalla ohjelmaan uusi Excel-tiedosto. Tämä kirjoittaa tuotavat tiedot aikaisempien tietojen päälle.
Kun tiedosto on valmis, lisätään se valitsemalla yksilöintitapa (työntekijänumero, henkilötunnus tai kulunvalvonta), työajanlaatu sekä Selaa-toiminnon kautta hakemalla csv-muotoinen tiedosto. Selaa-sanan sijasta painikkeessa saattaa lukea esimerkiksi “Choose File” tai “Browse”. Napsautetaan “Seuraava” ja avautuu seuraava ikkuna:
Tiedoston perusteella tuotavat tiedot on vielä eritelty tähän ikkunaan. Tallennetaan tiedot napsauttamalla alareunan Tallenna-painiketta.
Jos tiedoissa näkyy punaisia rivejä, näiden rivien tiedot eivät siirry ohjelmaan, koska kyseistä työntekijää ei löydy ohjelmasta. Tässä vaiheessa kannattaa tarkastaa työntekijätiedoista, ettei usealla työntekijällä ole samaa työntekijänumeroa tai henkilötunnusta.
Kun tiedot on tallennettu, työntekijätiedoista nähdään ohjelmaan tuodut vuosilomatiedot:
Vuosilomatiedot
Vuosilomatiedot “Suunnittele vuosilomat/poissaolot” -näkymässä
Vuosilomatietoja voidaan tarkastella työntekijän perustietojen kautta tai “Suunnittele vuosilomat/poissaolot” -näkymän oikeasta reunasta. Vuosilomanäkymässä nähdään tarkasteltavalla aikavälillä suunnitellut vuosilomat. Huom! Luvussa ei näy, jos suunniteltu vuosiloma on toteutuneiden työvuorojen kirjausvaiheessa muuttunutkin esim. työvuoroksi tai sairauspoissaoloksi.
Napsauttamalla lukemaa avautuu “Lisää vuosiloma/poissaolo” -valintaikkujna, josta näkee vuosilomaseurannan tarkemmat tiedot:
Tiedot esitetään vuosilomakausittain. Tilastot-tekstin alla olevasta alasvetovalikosta saa tarkasteltua eri vuosilomakausien vuosilomatietoja.
Ansaitut vuosilomat (A): työntekijän ansaittujen vuosilomapäivien lukumäärä eli kuinka paljon työntekijällä on ansaittuja vuosilomia käytettävissä kyseisellä vuosilomakaudella.
Toteutuneet (Tot): kyseisellä vuosilomakaudella (2.5.-1.5.) toteutuneet vuosilomat.
Suunnitellut (S): kyseiselle vuosilomakaudelle (2.5.-1.5.) suunnitellut vuosilomat jaksoilta, joita ei ole vielä siirretty toteutuneisiin työvuoroihin.
Tase (T): vuosilomien tasetilanne eli kuinka paljon henkilöllä on vielä kyseisellä kaudella käytettävissä ansaittuja vuosilomia. Vuosilomien tase saadaan vähentämällä vuosilomakaudelle ansaituista vuosilomista aina ensin toteutuneet vuosilomat niin pitkälle kuin niitä on ennättänyt toteutua, ja sen jälkeen taseeseen huomioidaan vielä suunnitellut vuosilomat 1.5. asti.
Vuosilomalauantait (La): vuosilomiin sisältyvien lauantaipäivien määrä.
Vuosilomapäivät: riveille on eroteltu vuosilomien ajankohdat. Suluissa näytetään vuosiloma- ja lauantaipäivien lukumäärä.
Näkymästä voidaan poistua Peruuta-painikkeella.
Vuosilomatiedot työntekijätiedoissa
Vuosilomia voidaan tarkastella myös työntekijätietojen kautta. Napsautetaan Työntekijät-valikon Työntekijät-näkymän työntekijäluettelosta työntekijän nimeä. Vuosilomat-kohdasta napsautetaan päivämäärää ja valitaan avautuvasta näkymästä Vuosilomat-välilehti.
Vuosilomia voidaan tarkastella vuosilomakausien mukaan. Vuosilomakausivalinnan voi vaihtaa alasvetovalikosta. Näkymästä pääsee pois Peruuta-painikkeella.
Vuosiloman suunnittelu
Ohjelman avulla voidaan hallita työntekijän vuosilomatietoja. Ohjelmaan voidaan merkitä ansaittujen vuosilomien määrä työntekijäkohtaisesti, suunnitella työntekijöiden vuosilomat ja seurata vuosilomien kulumista.
Vuosilomien suunnitteluun siirrytään Työvuorot-valikon “Suunnittele vuosilomat/poissaolot” -valinnalla.
Tarkasteltavan jakson valinta
Kun valitaan Työvuorot-valikosta “Suunnittele vuosilomat/poissaolot”, näyttöön tulee seuraava valintaikkuna:
Kalenterikuvakkeista valitaan tai päivämääräkenttiin kirjoitetaan, millä aikavälillä vuosilomia halutaan suunnitella tai tarkastella.
Huom! Vuosilomien VL-taseen laskemiseksi vuosilomia tarkastaltaessa aikavälin on oltava saman vuosilomakauden (2.5.-1.5.) ajalla.
Lomanmääräytymisvuosi: “1 päivän huhtikuuta ja 31 päivän maaliskuuta välinen aika nämä päivät mukaan luettuina” (Vuosilomalaki 4§)
Lomakausi: “2 päivän toukokuuta ja 30 päivän syyskuuta välinen aika nämä päivät mukaan luettuina” (Vuosilomalaki 4§)
Ohjelman vuosilomakausi 2.5.-1.5. perustuu vuosilomalaissa määriteltyyn vuosiloman antamisajankohtaan: “Vuosilomasta 24 arkipäivää on sijoitettava lomakaudelle (kesäloma). Muu osa lomasta (talviloma) on annettava viimeistään seuraavan lomakauden alkuun mennessä.” (Vuosilomalaki 20§).
Valitaan valintaikkunasta tarkasteltavat työryhmät hiirellä napsauttamalla. Useamman työryhmän voi valita joko maalaamalla työryhmät vaihtonäppäintä alhaalla pitäen, tai napsauttamalla useampaa ryhmää Ctrl-näppäintä alhaalla pitäen.
Kun valinnat on tehty, siirrytään Seuraava-painikkeella eteenpäin. Avautuu seuraava näkymä:
Vuosilomien tarkastelu
“Suunnittele vuosilomat/poissaolot” -näkymässä voidaan tarkastella ja suunnitella työntekijöiden vuosilomia valitulta aikaväliltä. Valkoisella pohjalla näytetään ne päivät, joille ei ole tehty merkintöjä. Jos päivälle on tehty merkintä, taustaväri muuttuu. Esimerkiksi vuosilomat näkyvät kalenterissa tummansinisinä, suunnitellut työvuorot harmaina ja sairauspoissaolot vihreinä palkkeina.
Kun viedään hiiren osoitin palkin päälle, nähdään merkintään liittyviä tarkempia tietoja. Vasemmassa reunassa olevista työntekijöiden nimistä napsauttamalla pääsee tarvittaessa tarkastelemaan ja muokkaamaan työntekijöiden henkilö- ja työsuhdetietoja sekä lisäämään ansaittuja vuosilomia. Ansaittujen vuosilomien lisäämisestä ohjelmaan on ohje kohdassa “Ansaittujen vuosilomien lukumäärän lisääminen”.
Vuosiloman tai poissaolon lisääminen
Kun halutaan lisätä vuosiloma- tai poissaolomerkintöjä suunnitelmaan, napsautetaan näkymän ylälaidasta kohdasta “Lisää vuosiloma/poissaolo”, tai vaihtoehtoisesti jananäkymästä henkilön riviltä halutun päivän kohdalta. Näyttöön tulee seuraava valintaikkuna:
Valitaan alasvetovalikosta työntekijä sekä lisättävä työajanlaatu (esim. vuosiloma, sairaus tai opintovapaa). Työajanlaatuvalinnalla määritetään lisätäänkö vuosilomaa vai poissaoloa.
Kun työntekijä on valittu ja työajanlaatuna on vuosiloma, tulee näkymän alaosaan näkyviin vuosilomatiedot (ansaittujen vuosilomien määrä näkyy, jos ne on tallennettu ohjelmaan). Työntekijä- ja työajanlaatuvalinnan lisäksi merkitään alku- ja loppupäivämäärä. Ohjelma laskee vuosiloma-/poissaolopäivien ja -viikkojen määrän automaattisesti. Tallennetaan tiedot napsauttamalla alareunan Tallenna-painiketta.
Suunniteltu vuosiloma tulee näkyviin kyseisen työntekijän kohdalle vuosilomanäkymään sinisenä palkkina.
Kyseinen suunniteltu vuosiloma tulee näkyviin myös työvuorosuunnittelunäkymään kyseisen aikavälin työvuorolistalle. Ohjelma tekee automaattisesti vuosilomamerkinnät (VL) valitun aikavälin niille päiville, jotka kuluttavat vuosilomaa. Muut päivät ohjelma merkitsee vapaapäiviksi (V). Työvuorosuunnittelunäkymän kautta lisätyt vuosiloma- tai poissaolomerkinnät näkyvät vastaavasti myös vuosiloma-/poissaolosuunnittelunäkymässä.
Vuosiloman poistaminen
Suunniteltu vuosiloma saadaan poistettua napsauttamalla vuosilomaa jananäkymässä. Napsauttamalla vuosilomaa aukeaa “Muokkaa vuosilomaa” -ikkuna. Napsautetaan valintaikkunan alarivistä Poista-painiketta.
Vuosilomamerkintä on nyt poistettu, ja se poistuu jananäkymästä.
Vuosiloma muuttuu sairauspoissaoloksi
Jos vuosiloma muuttuu sairauspoissaoloksi, voidaan muutos tehdä työvuorolistan suunnittelun yhteydessä. Valitaan sairausloman alkupäivä listalta napsauttamalla vuoromerkintä auki.
Muutetaan työajanlaaduksi “Sairaus” ja lisätään alku- ja loppuaika keskimääräisen työpäivän mukaan. Muutos saadaan toistettua useammalle päivälle “Toista työajanlaatua” -valinnalla. Valintaan merkitään joko päivien määrä tai sairausloman loppupäivämäärä.
Kun muutokset on kirjattu, tallennetaan tiedot napsauttamalla alareunan Tallenna-painiketta.
Sairausloma tulee nyt näkyviin työvuorolistalle. Kun työajanlaatua toistetaan, ohjelma osaa ottaa huomioon viikonloput ja arkipyhät merkinnöissä. Tallennetaan tiedot vielä painamalla vasemman yläreunan Tallenna-painiketta.
Vuosiloma muuttuu työvuoroksi
Jos vuosiloma muuttuu työvuoroksi, voidaan muutos tehdä työvuorolistan suunnittelun yhteydessä. Valitaan muutoksen kohde listalta napsauttamalla vuoromerkintä auki.
Muutetaan työajanlaaduksi “Normaali” ja lisätään vuorolle alku- ja loppuaika.
Kun muutokset on kirjattu, tallennetaan tiedot napsauttamalla alareunan Tallenna-painiketta.
Työvuoro tulee nyt näkyviin työvuorolistalle. Tallennetaan tiedot vielä painamalla vasemman yläreunan Tallenna-painiketta.
